(POP) Procedimento Operacional Padrão: o que é + 5 modelos práticos

O Procedimento Operacional Padrão (POP) oferece diretrizes detalhadas para a execução de tarefas específicas. Essas orientações são essenciais para garantir consistência, qualidade e conformidade com padrões regulatórios ou internos das organizações. 

Aplicável à gestão das atividades industriais, essa ferramenta auxilia as empresas nas atividades diárias e também diante de imprevistos, pois oferece ações para riscos mapeados. 

Neste artigo, conheça o conceito do Procedimento Operacional Padrão, os seus benefícios e elementos fundamentais. Confira também modelos gratuitos preparados por especialistas para usar na sua operação! 

Procedimento Operacional Padrão (POP): o que é?

O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um manual detalhado que documenta os passos essenciais para a execução de uma tarefa ou processo específico dentro de uma organização. 

Ele fornece orientações precisas e padronizadas, garantindo consistência na realização das atividades, promovendo a eficiência operacional, minimizando erros e mantendo a excelência do produto ou serviço. 

Este documento também é fundamental para assegurar a conformidade com regulamentos e normas, além de facilitar o treinamento de novos colaboradores e aprimorar a gestão de riscos.

Quais são os objetivos do POP?

A principal finalidade dos POPs nas indústrias é a viabilização dos controles de qualidade e segurança. Porém, também é possível levantar outros objetivos, como:

• Eficiência operacional: otimizar o desempenho das atividades, reduzindo o tempo e os recursos necessários para sua execução;
• Capacitações: facilitar o treinamento de novos colaboradores, fornecendo instruções claras e detalhadas sobre os processos;
• Gestão de riscos: identificar e mitigar possíveis ameaças à qualidade, segurança e eficiência das operações;
• Monitoramento das atividades: acompanhar a execução das tarefas para evitar erros e retrabalho, além de identificar oportunidades de melhoria em tempo hábil;
• Avaliação de fornecedores: estabelecimento de critérios para seleção e avaliação de fornecedores com base em qualidade, confiabilidade e conformidade;
• Prevenção de acidentes e lesões: implementação de medidas para identificar e mitigar potenciais riscos, visando proteger a saúde e a integridade dos colaboradores.

>> E-book: Como se prevenir e garantir a segurança do alimento durante toda a cadeia agroalimentar.

POP: para que serve

A criação de Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) no setor alimentício é essencial para garantir a proteção, a redução de riscos de contaminação e assegurar a excelência dos produtos. 

Além disso, os POPs promovem a conformidade com regulamentações sanitárias e facilitam a gestão de pessoal, aumentando a agilidade operacional.

Vantagens do POP

As principais vantagens do POP são: 

• Alinhamento entre gestores e equipes;
• Aumento da produtividade; 
• Previsibilidade de processos; 
• Redução da ocorrência de erros; 
• Processos mais seguros e com qualidade.

1. Alinhamento entre gestores e equipes

Manter tudo registrado facilita a delegação e o repasse de tarefas, especialmente em situações de escala. Isso faz com que qualquer profissional possa repetir o que deve ser feito com exatidão. 

A equipe nem sempre será a mesma e, com os POPs, as instruções podem ser repassadas com eficiência.

2. Aumento da produtividade

Os processos são mais fluidos quando cada colaborador sabe e entende o que precisa fazer. Com os POPs e a organização das funções de cada profissional, a performance do time tende a melhorar. 

Isso contribui para menos interrupções, elevação do nível técnico e mais colaboração entre as equipes.

3. Previsibilidade de processos

Se a indústria está preparada para o que pode acontecer, fica muito mais simples lidar com os desafios. Fazer um levantamento dos riscos e considerar todas as informações no POP deixa o time ciente acerca de eventualidades e variações que possam surgir.  

4. Redução da ocorrência de erros

Mapear e documentar a rotina de trabalho em POPs reforça todas as exigências legais para a segurança e qualidade dos alimentos com Boas Práticas de Fabricação (BPF). É possível evidenciar o que deve ser feito para evitar falhas, uma vez que as instruções e os riscos são apontados no material. 

>> Manual de Boas Práticas de Fabricação + POPs

5. Processos mais seguros e com qualidade

Com instruções pré-estabelecidas e sequenciais para a realização de operações na produção, os processos ficam mais seguros e o padrão de qualidade é seguido. 

É uma medida eficaz e de baixo custo para atestar proteção (tanto no que diz respeito à manipulação de alimentos quanto às normas de segurança individual) e qualidade contínua aos processos e produtos.

Importância do POP

Os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) desempenham um papel fundamental na gestão eficaz das operações em uma empresa, especialmente na indústria de alimentos. 

Eles oferecem uma estrutura clara e consistente para a execução de tarefas, promovendo o alinhamento entre gestores e equipes, otimizando a produtividade e garantindo a previsibilidade nos processos. 

Além disso, os POPs contribuem para a redução de erros, garantindo a segurança e a excelência dos produtos. 

Em um setor tão sensível como o de alimentos, onde a conformidade com normas rigorosas é essencial, os POPs são importantes para garantir o cumprimento de padrões de qualidade e segurança alimentar.

>> E-book: Como organizar os registros de qualidade na indústria de alimentos

Como elaborar um POP passo a passo?

Para elaborar um Procedimento Operacional padrão de excelência, listamos um passo a passo que auxilia gestores e colaboradores de indústrias na hora de estruturar os próprios POPs.

1. Passo 1: Conheça sua operação 

Faça uma imersão em todos os processos para ter domínio sobre as particularidades do seu negócio antes de dar início aos documentos. Com isso, é possível se basear em modelos e conseguir adequá-los a sua operação. 

2. Passo 2: Escolha e nomeie um procedimento

Escolha cuidadosamente cada procedimento a ser documentado e defina um nome claro e descritivo. Isso é fundamental para garantir que cada etapa seja compreendida por todos os envolvidos. 

Um nome bem escolhido torna mais fácil identificar e acessar o procedimento quando necessário, facilitando sua implementação. 

3. Passo 3: Selecione documentos importantes

Faça uma relação completa com todas as referências que podem ser úteis para as atividades relacionadas à etapa em questão. 

Os documentos que podem ser anexados são as normas para recall de alimentos, a instrução da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) sobre planos de amostragem para criação de checklists, documentos internos, entre outros.

>> Boas Práticas de Fabricação: tudo o que você precisa saber

4. Passo 4: Descreva etapas, responsáveis e aplicações

A descrição de um Procedimento Operacional Padrão sempre deve apontar cada etapa, o cargo do profissional que está encarregado por ela (evitar nomes), o momento, local e estágio em que essa fase é colocada em prática.

5. Passo 5: Inclua o descritivo e o fluxograma

De forma simples e direta, quanto mais instruções o POP trouxer junto às atividades, com uma linguagem objetiva, melhor. Preferencialmente, faça um passo a passo por escrito e inclua também o desenho do fluxograma como apoio visual para facilitar o entendimento e a assimilação dos colaboradores.

6. Passo 6: Faça um glossário

Como existem muitas siglas que fazem parte do dia a dia de regulamentações e processos na indústria, o glossário evita confusões e deixa tudo bem esclarecido. É primordial indicar o significado de todas as siglas que forem utilizadas. 

7. Passo 7: Estabeleça indicadores e prazos para revisões

Determine indicadores de desempenho para ter uma visão de quais processos estão fluindo e os que precisam de ajustes. 

Independentemente dos resultados, de tempos em tempos — anualmente, no mínimo —, faça novas verificações para validar etapas e manuais dos POPs. Isso é fundamental para viabilizar melhorias contínuas e aprimorar cada vez mais as operações. 

8. Passo 8: Inclua os POPs no sistema

Se a indústria utiliza um sistema especializado para automação de controle de qualidade e digitalização de processos, insira os documentos na solução para mantê-los disponíveis sempre que for preciso. 

Dicas para elaborar um POP

Ao desenvolver um Procedimento Operacional Padrão (POP) na indústria de alimentos, é essencial apostar em algumas estratégias, como: 

• Identificar claramente o processo a ser documentado, incluindo todas as etapas relevantes;
• Envolver as equipes responsáveis na elaboração do POP, para garantir insights e adesão;
• Utilizar linguagem simples e direta para descrever cada etapa do procedimento;
• Incluir instruções detalhadas e precisas para a execução de cada atividade, destacando precauções e medidas de proteção;
• Verificar se o POP está em conformidade com as regulamentações e normas sanitárias aplicáveis;
• Realizar testes práticos do POP na rotina operacional para validar sua eficácia e identificar possíveis melhorias;
• Atualizar regularmente o POP para refletir mudanças nos processos, legislação ou melhores práticas;
• Priorizar a clareza, consistência e acessibilidade do documento para garantir sua utilização eficaz por parte dos colaboradores.

>> Checklist: Implementação de Boas Práticas de Fabricação em Indústrias

Quais os elementos de um POP? 

Existem componentes básicos para que um manual de Procedimento Operacional Padrão seja completo. São elas:

• Nome do processo a que se refere;
• Local de aplicação;
• Responsável pela elaboração e revisão do documento; 
• Cargos relacionados a cada atribuição (sem o nome da pessoa);
• Fluxograma com as etapas e a sequência em que as mesmas devem ser realizadas;
• Ferramentas utilizadas nas tarefas do processo;
• Materiais necessários; 
• Equipamentos de uso obrigatório para realização de cada atividade;
• Documentação de referência (regras, normas e legislações a serem seguidas);
• Glossário com o significado das siglas mencionadas;
• Data da última revisão e estimativa para uma próxima verificação e atualização do POP. 

Exemplos de POP para baixar 

Você sabia que a PariPassu oferece diversos modelos para descomplicar a criação dos POPs?

Listamos abaixo tudo o que você pode encontrar em nosso site:

• POP de rastreabilidade: o documento apresenta requisitos para garantir o cumprimento de leis nacionais e internacionais, com orientações práticas e verificações de rastreabilidade de alimentos;
• POP de inspeção de qualidade: você pode utilizar este modelo para estabelecer padrões de procedimento no centro de distribuição da empresa ou em uma fornecedora, mantendo a assiduidade das inspeções;
• POP para Sistema de Gestão da Qualidade: este é um kit com POPs para adequar seu Sistema de Gestão da Qualidade à ISO 9001 2015;
• POP de Análises de Perigos e Pontos Críticos de Controle (APPCC): com base no modelo sistemático com nome em inglês Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP), ou APPCC em português, é possível fazer o apontamento das ações necessárias a fim de reduzir ao máximo os riscos e perigos durante a produção de alimentos. 

Aproveite a oportunidade e baixe os modelos gratuitamente!