Seja para a indústria de alimentos, um distribuidor de hortifrúti ou no próprio varejo, a matriz de risco é um recurso muito útil para aprimorar a Gestão de Qualidade. Essa ferramenta também contribui para uma maior segurança das operações desses segmentos.
Como sabemos, o ramo agroalimentar exige cuidados minuciosos para garantir o controle de qualidade dos alimentos e, assim, entregar um produto final de excelência ao consumidor.
Nesse sentido, elaborar uma matriz de risco e oportunidade é importante porque permite que as equipes se antecipem aos eventuais problemas da operação, de modo a saná-los antes de se tornarem agravantes no negócio.
Pensando nisso, preparamos este conteúdo que explica como funciona uma matriz de risco, quais as vantagens desse instrumento para o varejo e como montá-la de forma criteriosa. Continue a leitura e entenda a importância desse recurso na sua Gestão de Qualidade.
Matriz de risco: o que é
A matriz de risco é uma metodologia que mapeia quais são os potenciais riscos em uma empresa, independentemente de porte ou segmento. No caso do setor alimentício, essa ferramenta traz ganhos pertinentes à logística das operações, porque facilita o dia a dia dos colaboradores da Gestão de Qualidade.
Ao mapear os riscos e oportunidades levantados pela matriz, é possível elaborar um planejamento estratégico mais criterioso, além de ganhar assertividade na tomada de decisões. Afinal, as equipes terão um levantamento claro, preciso e hierarquizado sobre as demandas que devem ser tratadas na rotina corporativa.
Podemos dizer então que uma matriz de risco e oportunidade tem um efeito preventivo dentro das organizações. Isso porque ela contribui para evitar uma série de problemas frequentes que trazem prejuízo financeiro ou mesmo risco à segurança do consumidor. Um exemplo são as falhas no controle da validade de produtos, principalmente os perecíveis.
Como funciona uma matriz de risco?
A matriz de risco funciona como uma tabela dinâmica, construída a partir de dois fatores-guia: probabilidade e impacto. O primeiro fator está relacionado à chance de determinado risco se efetivar, tornando-se de fato um problema.
Já o segundo fator está relacionado à classificação desses acontecimentos, ou seja, ao nível de gravidade dos potenciais riscos envolvidos na operação – se mais ou menos impactantes para o setor e para as pessoas adjacentes.
Portanto, a ideia é que uma matriz de risco seja elaborada de modo a permitir a rápida visualização dos pontos críticos, nível de gravidade de cada situação e ordem de prioridade das tratativas. Isso facilita a análise do gestor e a condução do plano de ação caso os riscos se efetivem.
Vantagens da matriz de risco para o varejo
Mais segurança nas operações, assertividade nos processos decisórios e redução de danos são algumas vantagens imediatas da matriz de risco para o varejo. Nos supermercados, por exemplo, um bom mapeamento de riscos e oportunidades é fundamental para prevenir perdas de alimentos e otimizar os recursos financeiros.
Outra vantagem é se antecipar aos eventuais problemas que podem surgir nas operações, como o cumprimento dos procedimentos operacionais padrão, rotinas de inspeção e na gestão de fornecedores, principalmente no que diz respeito ao cumprimento de prazos.
Uma matriz bem desenhada permite que as equipes estejam sempre cientes dos potenciais riscos e de como mitigá-los para evitar prejuízos, retrabalho ou sobrecarga de funções. Afinal, um problema que demora a ser tratado (ou que, na pior das hipóteses, sequer é identificado) tende a trazer consequências sérias em longo prazo.
Podemos resumir os benefícios da matriz de risco no setor varejista da seguinte maneira:
- Favorece o compliance nas organizações, contribuindo para o cumprimento dos padrões internos e das normas legislativas;
- Identifica situações de riscos e permite traçar ações corretivas mais ágeis, eficazes e direcionadas;
- Otimiza a Gestão da Qualidade e Segurança por meio de uma tomada de decisão mais criteriosa e baseada em um mapeamento confiável.
Falando em gestão de segurança, entenda a importância desse aspecto no ramo alimentício: baixe agora o Infográfico Cultura da Segurança de Alimentos.
Como montar uma matriz de risco
Como vimos, uma matriz de risco e oportunidade deve ser pensada a partir de dois parâmetros básicos: probabilidade e impacto. Comece a montar sua matriz a partir desses critérios, procurando defini-los com base no contexto do seu varejo, ou seja, avaliando as situações que de fato são riscos potenciais no seu negócio e a real possibilidade de certos danos acontecerem.
Com esse “norte”, é possível estabelecer a parte “prática” do uso da matriz, isto é, quais as medidas preventivas mais viáveis, qual a prioridade para executar as ações corretivas e os responsáveis diretos por essas funções. Em linhas gerais, são estes os pontos que devem guiar a elaboração da sua matriz de risco:
- Método: defina a metodologia que será aplicada na prevenção/mitigação/correção dos potenciais riscos evidenciados;
- Funções: delegue as funções de cada colaborador nas tratativas das situações de risco, nos monitoramentos e nos ajustes contínuos;
- Orçamento: estabeleça a quantia que será alocada para cada departamento no que diz respeito à execução dos planos de ação;
- Calendário: planeje o cronograma de ações conforme o número de colaboradores disponíveis em sua equipe de gestão de riscos e a carga horária do expediente;
- Relatórios: faça um monitoramento constante das operações, coletando dados e construindo sua própria curva de aprendizagem para replicar padrões de sucesso.
Veja como a matriz de risco deve ser montada visualmente:
Matriz de Risco, Matriz GUT e Inventário de Risco: entenda as diferenças
Quando falamos em gerenciamento de riscos e planejamento estratégico, é muito comum escutarmos não só o termo Matriz de Risco, mas também Matriz GUT e Inventário de Risco.
No entanto, eles não significam a mesma coisa. Apesar de as diferenças serem sutis e de os objetivos dessas metodologias serem basicamente os mesmos, existem algumas nuances que sinalizam quando é mais viável recorrer a cada uma dessas ferramentas, confira:
Matriz de Risco
A Matriz de Risco, como vimos, é o grande “guarda-chuva” do mapeamento dos potenciais problemas que podem acometer a logística das operações. No caso do setor de alimentos, esses gargalos podem estar relacionados a desperdício de alimentos, aumento de não conformidades, falta de assertividade no relacionamento com fornecedores e controle de qualidade fragilizado.
Na Matriz de Risco, esses inconvenientes são mapeados e, a partir daí, são definidas estratégias de prevenção/correção mais acuradas. Trata-se, portanto, de um manual para que os gestores possam mitigar danos operacionais.
Matriz GUT
A Matriz GUT, por sua vez, é uma metodologia um pouco mais refinada, no sentido de estar mais direcionada a tratativas específicas. Nesse método, os riscos são gerenciados a partir da definição de prioridades. Mas não basta apenas defini-las, é preciso estabelecer também o nível de Gravidade (G), Urgência (U) e Tendência (T) do risco.
Ou seja, o uso da Matriz GUT facilita a categorização/classificação das situações de risco envolvidos em determinada operação. Ao pontuar cada um dos três aspectos que compõem o método, o gestor consegue definir com máxima clareza e precisão quais tratativas ele deverá conduzir primeiro.
Inventário de Risco
Já o Inventário de Risco é um método mais amplo, associado ao levantamento geral de tudo o que pode configurar situações de risco no segmento. Não à toa, o nome “inventário”. Nesse sentido, a análise de alguns itens é obrigatória. De forma geral, são eles:
- Processos internos, procedimentos padrões e infraestrutura do ambiente de trabalho;
- Atividades desempenhadas pelos diferentes departamentos e suas respectivas equipes;
- Indicadores internos que sinalizam gargalos ou padrões de sucesso que possam ser replicados;
- Critérios adotados para avaliar o potencial dos riscos e, consequentemente, a urgência dos processos decisórios.
Todos esses recursos podem ser grandes aliados na Gestão de Qualidade no varejo se bem aplicados. Vale lembrar ainda que o uso de sistemas digitais favorece o uso desses métodos, pois ajudam a estruturar seu mapeamento de riscos com base em indicadores sólidos.
O resultado é um controle de qualidade mais criterioso, uma gestão mais eficiente e clientes mais satisfeitos.
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