Matriz Gut: como usar essa ferramenta na gestão da qualidade?

Uma Gestão de Qualidade rigorosa faz parte do dia a dia de todos os setores envolvidos na cadeia agroalimentar: indústrias de alimentos, distribuidoras, hortifrútis, supermercados... e por aí vai. A Matriz GUT é uma ferramenta importantíssima para alinhar todas essas frentes e garantir entregas de excelência ao consumidor final.

Nesse sentido, contar com a Matriz GUT para hierarquizar riscos e definir a ordem de prioridade das tratativas é essencial para alcançar os melhores resultados. Além disso, as vantagens dessa ferramenta são percebidas na cultura de qualidade e na segurança dos alimentos.

Neste conteúdo,  explicamos o conceito de Matriz GUT, os benefícios de utilizar esse método e  como aplicá-lo na rotina das equipes responsáveis pelo controle de qualidade. Vamos lá!

O que é a Matriz GUT?

A Matriz GUT é uma metodologia de hierarquização de demandas. Ela ajuda a definir a ordem de prioridade de cada, considerando o nível de impacto na operação.  Assim, é possível traçar um planejamento estratégico das tratativas, com base nas reais consequências.

Esse tipo de metodologia geralmente é aplicada em setores de gerenciamento de riscos e controle de qualidade – conceitos estes adjacentes à cadeia agroalimentar, onde a segurança dos alimentos é fator primordial. 

É por isso que cada vez mais gestores do ramo alimentício vêm incorporando o uso da Matriz GUT nos processos internos do negócio. Afinal, a ferramenta otimiza o dia a dia das equipes na correção dos eventuais gargalos da operação.

Como nesse método os riscos são gerenciados a partir das prioridades de tratamento, dá para reduzir significativamente os prejuízos financeiros decorrentes de falhas operacionais, como  desperdício por perdas. Assim, é possível se antever aos riscos e tratar os problemas com a máxima agilidade possível,  planos de ação/correção com mais assertividade.

Por que usar a Matriz GUT na Gestão da Qualidade? 5 vantagens 

Agora que você já compreendeu o conceito de Matriz GUT e sua importância na definição das prioridades, vamos às vantagens de utilizar esse recurso na Gestão da Qualidade: 

1. Identificação da gravidade dos riscos e perigos 

Sabemos que risco e perigo são coisas diferentes. Nesse sentido, o grau de urgência dessas tratativas não é o mesmo. Com o auxílio da Matriz GUT, é possível definir com mais clareza  o que deve ser tratado prioritariamente, sempre tendo como foco a garantia de segurança, a manutenção do padrão de qualidade e a agilidade. 

2. Priorização de ações de maneira mais assertiva

O grande “pulo do gato” da Matriz GUT é justamente a priorização de tarefas. Esse recurso funciona como um guia para orientar de forma assertiva qual “problema” você deve resolver primeiro.

Essa clareza vem daquilo que denominados como os três pilares do método (Gravidade, Urgência e Tendência). Afinal, se determinada situação de risco tem maior probabilidade de acontecer e pode gerar consequências mais graves, é natural que haja mais urgência em resolvê-la.

3. Organização dos processos internos

É praticamente impossível falar em controle de qualidade sem falar em organização de processos internos. Isso fica ainda mais evidente no setor de alimentos, pois, como vimos, são muitos os elos que devem se manter alinhados em uma cadeia agroalimentar.

Caso contrário, se algum risco passa despercebido, um problema lá na frente pode trazer resultados muito mais desastrosos do que se a situação fosse devidamente tratada no início.

Um exemplo prático é a própria relação dos varejistas com os fornecedores. Se essa comunicação não estiver alinhada, sem um registro acurado onde constem as melhores parcerias para o seu negócio, ou mesmo se as rotinas de inspeção dos produtos forem falhas, a entrega para o consumidor final ficará prejudicada.

Isso pode gerar consequências graves em longo prazo, afetando não só a satisfação do seu cliente, mas também a credibilidade da empresa e a imagem da marca no mercado. Por isso, quando falamos em organização, estamos nos referindo também a prestar atenção nos detalhes e corrigir gargalos por ordem de prioridade. A Matriz GUT é perfeita para isso.

4. Melhor tratamento e identificação de não-conformidades 

As não-conformidades também podem ser melhor conduzidas quando as equipes de Gestão da Qualidade se guiam pela Matriz GUT. Além de conseguirem traçar planos de ação mais ágeis e eficientes, os colaboradores podem gerar própria curva de aprendizado a partir da Matriz. Na prática,  isso significa replicar padrões de sucesso identificados nas tratativas.

5. Fácil aplicação para a área operacional

Um dos impasses das metodologias de gerenciamento de risco é fazer com que as equipes operacionais consigam aplicá-las no dia a dia. Afinal, muitas são complexas e de difícil entendimento. Mas esse não é o caso da Matriz GUT, que é bastante intuitiva e que pode rapidamente ser incorporada à rotina das equipes.

Saiba mais sobre ferramentas de Gestão de Qualidade e conheça algumas capazes de otimizar a cadeia agroalimentar de ponta a ponta.

Pontos de atenção quanto à aplicação da Matriz GUT

Embora a Matriz GUT tenha uma série de vantagens para o gerenciamento de riscos e o controle de qualidade, as equipes devem estar atentas a alguns pontos decisivos para não se perderem na aplicação do método.

A definição clara e concisa dos níveis de gravidade, urgência e tendência dos riscos, por exemplo, é fundamental para que a Matriz possa sugerir uma ordem de prioridade confiável na condução das tratativas.

Do mesmo modo, é preciso ser criterioso na organização/estruturação dos dados levantados nesse processo, pois são eles que vão indicar o sucesso da sua operação. Por meio dos indicadores de qualidade, as equipes conseguem validar se as estratégias corretivas adotadas estão trazendo o resultado previsto.

Como montar a Matriz GUT

Os três pilares básicos da Matriz GUT são Gravidade, Urgência e Tendência dos problemas. A partir dessas definições, as equipes conseguem definir as estratégias para solucionar com rapidez os gargalos operacionais.

O primeiro passo para aplicar a Matriz GUT, portanto, consiste em definir a ordem das tratativas com base em seus três pilares fundamentais:

• Gravidade (G): diz respeito ao grau de impacto que potenciais riscos podem causar à empresa em curto, médio ou longo prazo;
• Urgência (U): diz respeito ao grau de latência do risco e, consequentemente, ao prazo que o gestor tem para resolver o problema antes que a questão se torne ainda mais latente;
• Tendência (T): diz respeito à probabilidade de determinados riscos voltarem a ameaçar potencialmente seu negócio.

Depois, temos os seguintes passos: 

• Listagem dos problemas/riscos potenciais;
• Análise dos pilares GUT (Gravidade, Urgência, Tendência);
• Categorização e hierarquização dos problemas conforme a pontuação GUT;
• Definição dos planos de ações corretivas;
• Monitoramento constante da operação.

Para que a Matriz GUT cumpra com eficácia o objetivo de definir as prioridades das tratativas, é preciso ser bastante minucioso na etapa da categorização por Gravidade, Urgência e Tendência dos riscos. Para tanto, considere os seguintes parâmetros para compor sua escala de pontuação:

Gravidade

• Sem gravidade
• Baixa gravidade
• Grave
• Muito grave
• Extremamente grave

Urgência

• É possível esperar
• Baixa urgência
• Urgente em curto prazo
• Muito urgente
• Ação imediata

Tendência

• Permanece estável
• Pode piorar em longo prazo
• Pode piorar em médio prazo
• Pode piorar em curto prazo
• Pode piorar rapidamente

As equipes deverão se guiar por esses níveis para fazer o mapeamento de riscos e, assim, compor uma Matriz GUT que de fato reflita as necessidades mais urgentes do negócio, sobretudo em termos de qualidade e segurança dos alimentos.

Falando nisso, veja como fazer uma gestão adequada  da segurança de alimentos e quais ferramentas podem ajudar. 

Dicas para aplicar a Matriz GUT na Gestão da Qualidade 

A dica básica para aplicar a Matriz GUT na Gestão da Qualidade é iniciar definindo:  

• Responsáveis pelas ações corretivas;
• Orçamento disponível para a operação;
• Cronograma/calendário das ações.

Feito isso, separamos duas orientações importantes, confira: 

Use outras ferramentas para Gestão da Qualidade

Outros recursos podem ser utilizados em conjunto com a Matriz GUT para potencializar os resultados do seu gerenciamento de riscos. O Ciclo PDCA, por exemplo, é uma dessas metodologias que aprimoram seu controle de qualidade por meio de passos simples e certeiros, como planejamento, execução e checagem.

Aposte na tecnologia e faça ajustes necessários

Um bom suporte tecnológico facilita muito a aplicação da Matriz GUT, pois auxilia na identificação dos riscos potenciais e no monitoramento das operações corretivas. O uso de checklists digitais  acelera as rotinas de inspeção do setor de qualidade e torna o processo muito mais confiável.

Além disso, os sistemas digitais favorecem a composição de uma base de Indicadores de Qualidade que vão ajudar as equipes a replicar padrões de sucesso. Dessa forma, é possível garantir melhorias contínuas nos processos internos. 

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