O dia a dia em operações de supermercados e atacados possui vários desafios e a organização é fundamental para garantir o sucesso do negócio. Antes de qualquer coisa, é preciso conhecer a fundo essa dinâmica e realizar o mapeamento de processos.
Neste artigo, entenda os motivos pelos quais o reconhecimento de todas as atividades é tão importante, conheça as vantagens e saiba como mapear os processos em seu varejo. Boa leitura e, quando terminar, compartilhe com a nossa equipe se este artigo foi útil para você!
Mapear todo e qualquer procedimento nas rotinas varejistas permite a compreensão integral das tarefas diárias e do planejamento de um mercado. Essa prática expõe pontos de aprimoramentos com a finalidade de economizar tempo, dinheiro e esforço das equipes.
É como tirar um raio-x de uma loja e obter a visão de cada atividade necessária para sustentar o funcionamento da empresa, como:
Dependendo do porte e da configuração, seu estabelecimento pode ter mais procedimentos além dos citados acima. Porém, é muito difícil algum desses tópicos não fazer parte desse contexto.
O mapeamento de processos externaliza esse conhecimento e permite que não somente os gestores como toda a equipe possam ter domínio sobre cada atividade desempenhada no cotidiano.
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São diversos os benefícios para a gestão de supermercados e atacados ao identificar etapas e necessidades do negócio. Vamos conhecer cada um deles a seguir.
O principal aspecto para o qual o mapeamento de processos contribui é a possibilidade de padronizá-los. Estamos falando de padrões de fichas técnicas e de procedimentos operacionais padrões que podem facilitar as auditorias de loja, fiscalizações e atividades no dia a dia.
Qualquer estabelecimento, independente do porte ou do tipo, precisa formalizar rotinas para garantir a qualidade das entregas realizadas diariamente.
Isso estimula mudanças significativas, como:
Quando todas as pessoas envolvidas nas operações sabem o que fazer com padrões pré-estabelecidos, tudo flui mais facilmente.
A parametrização favorece a utilização de recursos em potencial máximo, pois determina e delimita os papéis dentro da empresa. Isso gera economia de tempo e, consequentemente, de custos, e ainda agrega ganhos de produtividade aos trabalhos.
Esse é o caminho para a eficiência operacional que qualquer supermercadista quer atingir!
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Um varejo que faz o mapeamento de processos é capaz de detectar os pontos de evolução da equipe para atingir seus objetivos.
Assim, a oferta de capacitações adequados à realidade da empresa favorece a aplicação instantânea dos aprendizados. Esse é um direcionamento essencial para que treinamentos e capacitações não aconteçam em vão e contem com maior engajamento dos colaboradores.
Quando as tarefas são realizadas dentro de rotinas, qualquer não conformidade pode ser notada facilmente. Ou seja: falhas e eventuais problemas podem ser rapidamente revertidos com correções e melhorias contínuas.
Essa é uma medida fundamental para o êxito de programas de prevenção de perdas, por exemplo, e para resguardar a integridade da loja em fiscalizações de órgãos reguladores como a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA).
Com tomadas de decisão precisas e ágeis em meio a processos mais visíveis, é possível reduzir o desperdício de mercadorias e orientar adequadamente os esforços das equipes
Medir os números é apenas uma parte do que é preciso para monitorar resultados. Para compreender o desempenho do seu estabelecimento, você deve fazer comparativos entre diferentes períodos e analisar indicadores com frequência.
E, então, deixamos aqui a pergunta para você: é possível fazer isso sem mapear e padronizar processos?
Nossa equipe de especialistas responde, sem sombra de dúvidas, que não. Sem a consistência de uma rotina bem estabelecida, é muito fácil perder o controle e não conseguir apurar o que realmente está sendo alcançado com o trabalho diário.
Mapear os processos vai revelar os indicadores ideais e permitir acompanhá-los para que você possa chegar a análises coerentes sobre o crescimento da loja.
Conhecer detalhadamente as atividades em supermercados e atacados é um pré-requisito para a aquisição de qualquer sistema ou solução de automação.
E vale lembrar: essa é uma questão crucial para o sucesso. Mesmo porque o mapeamento não deve ser uma ação isolada, empresas que mantêm procedimentos manuais também não conseguem definir padrões e ficam para trás.
Aproveite o momento de apuração e reconhecimento das atividades para pensar em como modernizar os processos do seu varejo.
Uma loja sem padrões de processos já representa um cenário caótico. Imagine, então, toda uma rede sem critérios rigorosos para as atividades e controles do cotidiano. Devemos concordar que o futuro de um negócio nesses moldes não seria promissor, certo?
Mapear os procedimentos para padronizá-los possibilita a construção de um modelo operacional que pode facilmente ser replicado a outras filiais. Escalabilidade é essencial para empresas que visam o crescimento, então mantenha isso no radar.
Mapear os processos é uma atividade essencial para compreender e otimizar as operações de uma organização. Nesse cenário, a tecnologia pode desempenhar um papel importante nesse processo, facilitando a captura, análise e melhoria dos processos.
Confira os principais passos para fazer o mapeamento de processos:
O primeiro passo é identificar quais processos serão mapeados. Esses processos podem ser escolhidos com base em sua importância estratégica, sua complexidade ou a necessidade de melhorias.
Ou seja, há algum processo novo que precisa ser informado à equipe? Ou um processo ineficiente que precisa ser melhorado? Caso não tenha nada mapeado, começar por esses processos é uma boa ideia.
Após selecionar os processos, é necessário documentar o fluxo de trabalho detalhado de cada um deles. Esse fluxo deve incluir todas as etapas, atividades, decisões e interações envolvidas. Para ajudar, ferramentas como as fichas técnicas podem ser utilizadas para registrar as informações.
Para entender completamente um processo, é necessário coletar dados relevantes, como tempos de execução, custos, entradas e saídas, e outras métricas importantes. A tecnologia pode ser usada para automatizar a coleta de dados e gerar indicadores úteis.
Isso permite uma coleta mais precisa e eficiente de informações sobre o processo.
Com os fluxos de trabalho documentados e os dados coletados, é possível realizar uma análise detalhada dos processos. A tecnologia pode auxiliar nessa etapa com dados para análise dos processos capazes de identificar gargalos, ineficiências ou redundâncias.
Com base na análise realizada, é hora de implementar as melhorias identificadas nos processos. Aqui, a tecnologia pode ser usada para automatizar partes do processo com o uso de checklists digitais, por exemplo.
Além disso, a tecnologia também pode ajudar a monitorar continuamente os processos, fornecendo métricas em tempo real, alertas e painéis de controle para acompanhar o desempenho e identificar novas oportunidades de melhoria.
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