Controle de Qualidade em Supermercados: como ter eficiência?

Por que buscar mais eficiência no controle de qualidade em supermercados?

Você já parou para pensar em todos os reflexos positivos que um serviço impecável pode gerar para o seu varejo? No fim das contas, é disso que se trata quando falamos em controle de qualidade em supermercados: gerar a melhor impressão e fidelizar os clientes.

Coloque-se no lugar do seu cliente e repare em como o controle de qualidade em um supermercado pode ser percebido na ponta do processo. Compare a experiência conforme duas situações diferentes detalhadas no quadro abaixo:

É claro que estamos falando de duas situações extremas, mas isso é somente para ilustrarmos que certamente o cliente demonstraria preferência em comprar no Supermercado 2. Isso significa que o Supermercado 1 perdeu espaço para a concorrência.

E, por mais que alguns detalhes façam parte dos bastidores da loja, ficou evidente que as falhas são facilmente notadas pelos consumidores, não é mesmo? Por essa razão, cuidar da gestão da qualidade em supermercados é uma tarefa que exige ampla dedicação de gestores e equipes.

A tecnologia surge como uma importante aliada nesse cenário, pois ajuda a estruturar o fluxo de trabalho interno, organizando as demandas das equipes em checklists digitais e permitindo um melhor aproveitamento do tempo operacional. Ao longo do conteúdo, falaremos mais sobre como a tecnologia ajuda a aprimorar o controle de qualidade em supermercados.

Aproveite para saber mais sobre checklists digitais e entenda por que eleas são indispensáveis na padronização de lojas em redes de supermercado e atacado.

Principais desafios do controle de qualidade em supermercados

Uma equipe pouco alinhada enfrenta uma série de desafios relacionados à gestão da qualidade em supermercados. Considerando ainda a tabela comparativa que trouxemos no tópico anterior, vamos listar, item por item, quais seriam os efeitos do cenário desafiador do Supermercado 1:

• Exposição de hortifrúti com não conformidades = Comprometimento dos produtos de melhor qualidade (é muito provável que venham a estragar mais rápido) e baixo apelo de venda. Você vai vender pouco e os indicadores de prevenção de perdas tendem a ser impactados.
• Desorganização nas prateleiras = Mais uma vez, o efeito será pouca atratividade para a venda, sem contar com a dificuldade para que o cliente localize o que está buscando.
• Falta de preços = Isso pode levar à desistência de uma compra, já que o consumidor precisará perder tempo para descobrir o preço correto. E, cuidado! Preços errados podem provocar confusões sérias com base no Código de Proteção e Defesa do Consumidor.
• Carrinhos quebrados = Passam a impressão de descuido e interferem na experiência de compra dos clientes. Há risco, inclusive, de causarem acidentes.
• Uniformes em mau estado = A higiene pessoal de cada colaborador é indispensável no dia a dia de um varejo e faz parte das regras da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA). Esse é um fator que pode comprometer a imagem do negócio e que ameaça a segurança dos alimentos.
• Número insuficiente de caixas operando = O cliente pode desistir da compra por não querer/poder esperar.
• Açougue mal higienizado = Os alimentos correm sérios riscos de contaminação. Além disso, a má apresentação do departamento tende a afastar o consumidor.
• Padaria com produtos obsoletos = Provavelmente, o cliente não vai querer realizar a compra, e você perderá a oportunidade de trabalhar os sentidos na hora da venda. Quem nunca decidiu comprar pães ou qualquer outro produto em uma padaria por causa de uma vitrine chamativa ou do aroma de uma fornada que acabou de ficar pronta? São detalhes que fazem diferença!
• Falta de manutenção nos banheiros = A desatenção afeta diretamente o consumidor e pode levá-lo a entender que isso acontece em outros ambientes da loja. 
• Desorganização no estoque = Os colaboradores terão um grande desafio para cumprir critérios de controle de prazo de validade. Os índices de perdas, quebras e rupturas do supermercado vão subir e o consumidor não vai encontrar o que queria nas prateleiras. 

Em resumo, podemos concluir que a má administração da qualidade em supermercados afeta a experiência dos consumidores e, também, a produtividade das equipes, as impedindo de manter um controle mais rigoroso dos procedimentos internos, seja por falta de orientação ou de ferramentas que deem suporte às operações. Como consequência desse processo, temos:

• insatisfação dos clientes;
• queda nas vendas;
• aumento das perdas;
• prejuízo financeiro;
• atraso nas operações;
• elevação dos riscos de contaminação dos produtos comercializados.

É preciso estar atento a todos os fatores que citamos em nosso quadro comparativo, de modo a identificar onde estão os gargalos na sua operação e, assim, definir novos rumos para alcançar o controle de qualidade em supermercados. A seguir, explicamos quais são os desafios mais comuns nesse processo e como superá-los.

Ineficiência na padronização das atividades

Muitos estabelecimentos pulam etapas de mapeamento e padronização de processos envolvidos no funcionamento completo da loja. Por mais que demande tempo e esforço, esse é um passo essencial.

Processos padronizados otimizam as rotinas, definem papéis e permitem identificar gargalos e oportunidades de melhoria. Aliás, é impossível controlar algo que é feito de maneira diferente a cada dia, concorda? Isso vale para lojas ou redes de qualquer porte.

Padronize e documente as tarefas com a ajuda dos POPs, ou Procedimento Operacional Padrão. No site da PariPassu, você encontra diversos modelos de POPs para te ajudar nessa missão.

Riscos na manipulação de alimentos

Alimentos manipulados dentro do ambiente do supermercado exigem atenção redobrada para evitar contaminação cruzada e outras implicações. Coordenadores e supervisores precisam se certificar de que as equipes estão em dia com as orientações e exigências de segurança, como:

• higiene pessoal;
• uso de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs);
• limpeza de utensílios e ambiente;
• descarte correto de resíduos.

Dica: vale elaborar um checklist digital para revisar todos os itens necessários com assiduidade!

>> Guia de Capacitação de Manipulação de Alimentos

Falta de instrumentos para gestão dos fornecedores

O fornecimento de mercadorias é o ponto de partida para que um produto de qualidade chegue até o consumidor. A gestão da rede de fornecimento compreende:

• seleção e qualificação dos parceiros;
• acordo de pré-requisitos para entrega;
• monitoramento constante dos recebimentos para averiguar o que foi combinado.

Para fazer a gestão de fornecedores, é preciso contar com ferramentas e informações – e os checklists podem ser citados aqui novamente – para acompanhar as entregas com proximidade e frequência. 

O repasse de feedbacks é fundamental para que as empresas possam se adequar em casos de não conformidade, e isso deve ser feito com base em evidências. 

Falta de parâmetros para recebimento e armazenamento

Depois de escolher os melhores fornecedores, é responsabilidade do supermercado realizar inspeções de recebimento criteriosas e manter os devidos cuidados para que o produto chegue intacto ao checkout.

Verificar cada detalhe em checklists pré-estabelecidos e padronizados são essenciais para:

• facilitar a comunicação com o fornecedor (especialmente quando houver sinais de problemas);
• definir diretrizes para aprimorar o controle de prazos de validade;
• otimizar compras e reabastecimento das gôndolas de acordo com a demanda. 

Se tudo isso for operacionalizado com checklists digitais, fica ainda mais fácil fazer a gestão da qualidade em supermercados. Os dados são coletados e monitorados em tempo real, o que possibilita tomadas de ação e correções rápidas.

Processos de controle lentos e manuais

Por falar em digitalização dos processos, chegamos ao grande vilão do controle de qualidade em supermercados: processos manuais. O alto grau de exigência dos consumidores e o dinamismo das operações no cotidiano de uma loja exigem agilidade nas averiguações e tomadas de decisão. 

As pranchetas, cadernos, papéis e afins podem até cumprir o objetivo de reunir informações. Porém, a demora para compilação dos dados e a inviabilidade de consultas rápidas atrapalha a eficiência das atividades. 

Sem falar no risco de rasuras, interpretações equivocadas e falhas de preenchimento. Por isso, buscar soluções digitais é o meio mais recomendado para resolver esse impasse e facilitar o controle de qualidade em supermercados. 

Como fazer a gestão da qualidade em supermercados

Vimos que a tecnologia é uma grande aliada para potencializar o controle de qualidade em supermercados.

Desde a relação com os fornecedores, passando pelas auditorias em loja e por todos os indicadores das operações, é possível adquirir consistência de dados e velocidade nas análises a partir do uso de sistemas digitais especializados.

Um sistema especializado é capaz de reunir e disponibilizar dados a qualquer hora, em qualquer lugar. Com praticidade e visibilidade de métricas, os planos de ação são traçados com exatidão e qualquer correção necessária pode ser feita no menor tempo possível.

A precisão dos dados permite, ainda, que a causa raiz de qualquer inconformidade seja encontrada mais facilmente. Ou seja, o gestor ganha assertividade na tomada de decisões e poderá orientar sua equipe de uma forma mais direcionada, inclusive delegando as funções corretamente para evitar sobrecarga de trabalho ou desperdício de tempo operacional.

Lendo até aqui, já deu para perceber que a automação pode reduzir (e muito) a complexidade das rotinas de um gestor e de equipes varejistas, não é mesmo? A seguir, pontuamos algumas vantagens de fazer a gestão da qualidade em supermercados contando com o suporte de ferramentas digitais:

• Digitalização de processos e abandono de planilhas de papel;
• Mais tempo livre para as equipes focarem em prioridades;
• Redução nos riscos de falha administrativa ou operacional;
• Trabalho guiado por dados sólidos, centralizados e de fácil acesso;
• Confiabilidade das informações para tomar decisões mais assertivas;
• Equipes mais produtivas, motivadas e engajadas;
• Gestão facilitada e consumidores satisfeitos.

Gostou da ideia e quer aprimorar o controle de qualidade no seu supermercado com o auxílio de sistemas digitais? Fale com um especialista PariPassu e veja como podemos te ajudar!