Gerenciamento de fornecedores em supermercados: por que e como fazer

A preocupação com o controle de qualidade em supermercados começa na seleção e qualificação de quem produz e entrega as mercadorias. Por esse motivo, o gerenciamento de fornecedores é fundamental nas rotinas de um varejo alimentar.

• indicadores de vendas;
• redução de quebras e rupturas;
• prevenção de perdas.

Estabelecer boas relações com empresas fornecedoras depende de padronização de processos e de ferramentas que otimizem as inspeções de recebimento e a comunicação.  A tecnologia pode exercer um papel fundamental nesse conjunto!

Neste artigo da PariPassu, você vai entender a fundo como fazer tudo isso na prática e o que pode favorecer excelentes resultados para o seu supermercado em conjunto com a sua rede de fornecimento!

Por que gerenciar fornecedores é fundamental?

Vamos partir de um exemplo para visualizarmos o quanto o gerenciamento de um fornecedor é primordial no seu dia a dia. Imagine que uma empresa nova passou a fazer as entregas de Frutas, Verduras e Legumes (FLV) para o seu supermercado.

Por ter um preço excelente, a aprovação desse fornecedor foi rápida, mas, pela rapidez do processo, os parâmetros de qualidade e exigências das entregas não foram alinhados. 

Muitas vezes, os produtos têm boa qualidade. Porém, algumas frutas mais delicadas chegam danificadas e acabam comprometendo as que estavam em perfeito estado.

Sem um padrão de qualidade definido com o fornecedor, ninguém consegue detectar qual é a causa desse problema (temperatura inadequada, carga desprotegida e sujeita às condições do tempo, caixas inapropriadas, etc.). 

No fim das contas, a economia obtida com a troca de fornecedor acaba se perdendo com o desperdício de hortifrúti no supermercado. 

Agora, pense em como seria esse cenário caso tudo fosse bem acordado desde o início:

• sua equipe saberia exatamente como deveriam ser as circunstâncias de transporte e entrega;
• as inspeções de recebimento seriam o suficiente para diagnosticar e apontar o que estivesse acontecendo de errado;
• uma boa comunicação com o fornecedor bastaria para adequar as entregas à qualidade esperada. 

Ou seja, o seu varejo chegaria a um produto com mais apelo de venda, reduziria as perdas, o seu fornecedor poderia aprimorar os serviços e todos sairiam ganhando, já que o fato de vender mais provavelmente aumentaria a demanda de compras. 

Como fazer o gerenciamento de fornecedores no varejo

Com base na situação que usamos acima, podemos resumir que o relacionamento com fornecedores de varejo deve contemplar diferentes pontos de alinhamento. Saiba em detalhes quais são eles nos tópicos a seguir!

Conheça bem as empresas

Verificar documentações e ter pleno conhecimento sobre quem está prestando o serviço — especialmente em se tratando de fornecedores de alimentos para supermercados — é indispensável para escolher as melhores opções de terceirizadas. 

Faça isso em duas etapas:

Entre a primeira e a segunda etapa, é natural que algumas empresas sejam eliminadas. Ao assegurar os pontos básicos de um bom fornecedor, restará ponderar o custo-benefício para fechar a negociação.

Priorize recursos de rastreabilidade de alimentos

A rastreabilidade de alimentos é a ponte que liga toda a cadeia de suprimentos. Possibilita identificar a origem do produto, resgata informações de produção e logística de armazenamento.

Assim, toda a trajetória da mercadoria é documentada, desde o produtor até chegar ao centro de distribuição ou diretamente às lojas. Isso permite que o supermercado identifique os pontos críticos e atue para o desenvolvimento da base de fornecedores. 

Outra questão a ser destacada é o compromisso com a qualidade e segurança. Preste atenção, pois os consumidores estão de olho nisso: uma pesquisa global da PwC apontou que 61% do público entrevistado dá preferência a produtos com origem rastreável e transparente. 

E mais: a implementação da rastreabilidade não só traz vantagens organizacionais e competitivas, como também possibilita agilidade em casos de recall de alimentos. 

A RDC 24/15, por exemplo, estabelece que o varejo possua processos claros e definidos de rastreabilidade para orientar Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) de recolhimento de produtos e medidas corretivas.

Crie relações de confiança

A gestão de relacionamento com fornecedores é outro fator fundamental para aproximar as empresas e reforçar vínculos. Parcerias saudáveis abrem caminhos para que os dois lados se comprometam em melhorar juntos. 

Isso facilita diálogos e torna a comunicação mais direta, atributos essenciais para a conquista de bons resultados. A troca de experiências e a inclusão de conversas nas rotinas podem fortalecer a confiança nessa relação. 

Realize inspeções de recebimento

Conte com o auxílio de checklists baseados em padronização de produtos e fichas técnicas (documento que define as referências de qualidade) para inspecionar se os atributos da mercadoria recebida estão em conformidade com os critérios pré-acordados.

A inspeção de qualidade é um dos fatores determinantes para reduzir as devoluções, avaliar e classificar fornecedores, aumentar a qualidade dos processos de recebimento de produtos e, claro, prevenir a quebra e ruptura de estoque.

Neste questionário, podem ser aplicadas perguntas como:

• A qualidade do produto está conforme?
• O produto apresenta rastreabilidade?
• A embalagem está conforme?
• O prazo de entrega foi cumprido?
• As condições de armazenagem e transporte estão adequadas?

O checklist, além de padronizar o processo de inspeção de qualidade, permite identificar as potencialidades e fragilidades dos fornecedores. 

Assim, fica mais fácil qualificar e compreender quem são os seus melhores parceiros e o que os demais devem melhorar para se igualarem. 

Monitore a performance a partir de dados

Tão relevante quanto acompanhar cada um dos processos acima é fazer os devidos registros e armazenar informações sobre cada um deles. Esse é um embasamento capaz de trazer insights e direcionamentos para aperfeiçoar os serviços. 

A partir da leitura de dados, varejo e fornecedor poderão atuar de forma colaborativa, detectando e corrigindo a origem de não conformidades, promovendo treinamentos em conjunto e buscando soluções coerentes às necessidades de ambos. 

A contribuição da tecnologia para o gerenciamento de fornecedores em supermercados

Falamos até aqui sobre alinhamentos, checklists, melhoria contínua e o papel dos dados para um bom gerenciamento de fornecedores. Agora, pense em como seria fazer tudo isso com a ajuda de uma tecnologia especializada!

O gerenciamento de fornecedores em varejos alimentares baseado em recursos de automação adquire credibilidade, praticidade e precisão. São fundamentos com potencial de reduzir os ruídos e desafios dessa relação. 

Um sistema especializado traz, ainda, visibilidade de performance sobre as operações de fornecimento. Deste modo, é possível reconhecer e valorizar aqueles que prestam um bom serviço e entregam uma mercadoria dentro dos padrões de qualidade. 

Checklists digitais e visão em tempo real dos dados são diferenciais imprescindíveis para destacar o seu negócio frente à concorrência. E não paramos por aqui! Você pode se aprofundar ainda mais no assunto:

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