O primeiro passo para implantar um sistema de gestão da qualidade é compreender as normas e práticas legais atribuídas ao setor alimentício. A partir disso, é possível determinar os processos e as ferramentas adequados para a empresa.
Dentre os ganhos de uma gestão da qualidade estão a organização, a padronização e a eficiência da operação. Isso se reflete na qualidade dos produtos, na redução dos custos e na prevenção de recall. O resultado são clientes satisfeitos e, consequentemente, aumento do faturamento.
A implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) depende do envolvimento da equipe, rotinas bem estabelecidas e acompanhamento constante de indicadores. Entenda como fazer tudo isso de maneira assertiva.
Como implantar um sistema de gestão da qualidade: passo a passo
A gestão da qualidade exige preparação, planejamento, resiliência e uma inevitável mudança no cotidiano de uma indústria de alimentos. Quer saber como cumprir essa missão em 7 passos? Vamos a eles!
1. Faça um mapeamento das necessidades
Antes de começar a agir, você precisa buscar as orientações conforme o perfil da sua indústria. Algumas perguntas ajudam a direcionar essa apuração, como:
- Qual é o objetivo dessa implantação?
- Quais serão as pessoas responsáveis por esse projeto?
- É preciso buscar algum profissional especializado para dar sequência às ações?
- Quais são as possíveis barreiras para implantar um SGQ?
- O que é qualidade para a empresa?
- Qual o prazo e orçamento dedicado à esta implementação?
Ao respondê-las, você terá um parâmetro para iniciar a sua implantação. A depender da situação da sua empresa, será preciso criar planos de ação a partir das necessidades identificadas.
2. Envolva todos os colaboradores no processo
Quando todos os funcionários estão envolvidos, a qualidade se torna uma parte integral da cultura organizacional, não apenas uma responsabilidade dos gerentes ou da equipe de qualidade. Assim, é possível incentivar uma atitude proativa na identificação e resolução de problemas de qualidade.
Uma cultura da organização e colaboração pode ser alcançada por meio de sensibilização e conscientização, com treinamentos constantes sobre a relevância dos controles de qualidade.
Porém, as lideranças precisam comprar a ideia desta implantação, pois elas passam a importância desta ação para todos da empresa.
3. Defina os produtos e processos de maior impacto
Recorra à priorização e evite implantar processos de gestão da qualidade para todos os produtos e processos de uma só vez. Qualidade exige precisão, e, por isso, o seu planejamento deve ser minucioso.
Uma boa dica é recorrer à Curva ABC, uma análise baseada na Lei de Pareto. Esse é um instrumento capaz de classificar o que tem maior representatividade no faturamento da indústria e, por consequência, deve ser priorizado.
4. Determine o método para coleta de dados
O tempo de intervalo entre as coletas e o canal de transmissão das informações têm muito a influenciar na efetividade de um Sistema de Gestão da Qualidade. Abaixo, comparamos as características entre os métodos manual e automatizado:
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Manual |
Automatizado |
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O dinamismo das operações em uma indústria de alimentos exige que gestores tomem decisões rapidamente, principalmente no que tange à qualidade. Por essa razão, busque tecnologias especializadas para apoiar a padronização e o fluxo instantâneo da sua sua gestão com coletas automatizadas.
5. Defina os indicadores de gestão da qualidade
Os indicadores ajudam a medir o desempenho dos seus produtos e processos. Assim, a empresa pode priorizar ações corretivas e preventivas com base na análise de dados, concentrando recursos onde são mais necessários.
- Indicadores relacionados às inspeções de segurança;
- Nível de eficiência e eficácia;
- Atendimento, que mede a satisfação dos clientes.
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6. Realize análises de dados
Uma vez que as informações estiverem disponíveis, inicia-se o acompanhamento para análise dos dados. Um responsável da equipe deve assumir essa função, além de supervisionar também as ações corretivas quando os indicadores estiverem fora dos limites aceitáveis.
Para mais eficiência nessa etapa, prefira sistemas com atualizações, alerta e relatórios automáticos sobre não conformidades. Isso facilita a dinâmica de acompanhamento e permite ao gestor da qualidade dedicar esforços e energia apenas nos casos que realmente demandam atenção.
7. Promova melhorias contínuas no seu sistema de gestão da qualidade
Atualizar-se é um pré-requisito para negócios que pretendem se destacar em mercados cada vez mais competitivos. Essa regra não muda para indústrias de alimentos, tampouco para mecanismos voltados ao controle de qualidade.
Não confunda padronização com engessamento: coloque em prática a mentalidade de melhoria contínua para que a gestão da qualidade da sua operação esteja sempre aberta a aprimoramentos.
8. Identifique divergências e fraquezas com uma auditoria interna
Trata-se de uma etapa opcional, mas recomendável para organizações que desejam submeter seu SGQ a uma certificação. Uma avaliação técnica interna pode ajudar a identificar as divergências e fraquezas. A auditoria pode ser aplicada por profissionais de dentro ou fora da organização.
9. Realize auditorias externas se desejar certificação
Por último, para obter certificações, como a ISO 9001 saiba que é preciso passar por uma auditoria externa. Neste caso, o auditor avalia se os procedimentos foram corretamente implementados e documentados conforme as exigências para o certificado.
Principais desafios na implantação de um sistema de gestão de qualidade e como superá-los
Trilhar o caminho da qualidade total não é tarefa fácil. Diversos desafios surgem no caminho, sejam eles estratégicos, operacionais ou culturais. A seguir, veja alguns obstáculos e como resolvê-los.
- Conformidade com normas rigorosas: o setor alimentício é fortemente regulado. Neste sentido, programe uma rotina de inspeções e conte com o apoio de consultores especializados;
- Gestão da informação: no mundo digital em que vivemos não dá para confiar em pilhas de papel e documentos desorganizados. A solução é investir em um software de gestão da qualidade específico para o setor alimentício. Isso garante agilidade, precisão e segurança dos dados;
- Comprometimento da equipe: sem o engajamento de todos, a gestão da qualidade fica comprometida. Portanto, aposte em capacitação contínua e estabeleça uma comunicação clara e transparente;
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Vantagens de implantar um sistema de gestão da qualidade
Sistematizar a gestão da qualidade na indústria de alimentos é uma iniciativa justificada por uma série de vantagens, como:
- Otimização de custos;
- Redução de desperdícios;
- Controle dos processos operacionais;
- Adequação a normas internacionais (como ISO 9001:2015);
- Busca de diferenciais competitivos;
- Consistência dos produtos;
- Aumento da produtividade da equipe;
- Embasamento para capacitação de colaboradores;
- Satisfação das necessidades dos clientes.
Diante dessa lista, fica evidente que esse é um assunto de suma importância para as rotinas da indústria alimentícia, não é mesmo? A seguir, conheça as ferramentas que podem auxiliar seu negócio a implantar um sistema de gestão da qualidade.
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Ferramentas que ajudam na gestão da qualidade
Para aprimorar o monitoramento da qualidade na indústria alimentícia, é fundamental utilizar metodologias específicas que tornem o planejamento mais consistente. Confira abaixo algumas ferramentas para aplicar:
Fluxograma
Muito utilizado em mapeamentos, o fluxograma é um apoio visual que proporciona uma perspectiva sobre a totalidade dos processos industriais. Com ele, é possível entender as relações entre atividades e detectar de modo facilitado os pontos que merecem atenção e controle de qualidade.
Exemplo de aplicação: mapeamento das principais atividades em supermercados e varejos. A ferramenta também pode ser útil na criação de relatórios de não conformidades, ajudando a reconhecer possíveis erros em cada etapa.
Diagrama de Ishikawa
Chamado também de espinha de peixe ou diagrama de causa e efeito, o Diagrama de Ishikawa contribui em investigações da causa raiz de problemas. É dividido em seis categorias, ou 6 “Ms”:
- Meio ambiente;
- Máquina;
- Medida;
- Mão de obra;
- Método;
- Matéria-prima.
Os elementos listados acima orientam a esquematização de riscos ligados a cada um deles, conforme ilustrado abaixo:
Exemplo de aplicação: se houver um problema de contaminação bacteriana em uma linha de produção, o diagrama ajuda a identificar se a causa está relacionada à higiene do ambiente, falhas nas máquinas, inadequação nos métodos de limpeza ou até na qualidade da matéria-prima.
5W2H
O método 5W2H consiste em responder sete perguntas que ajudam na resolução de problemas e definição de diretrizes estratégicas:
- What (O que?)
- Why (Por quê?)
- Where (Onde?)
- When (Quando?)
- Who (Quem?)
- How (Como?)
- How much (Quanto custa?)
Exemplo de aplicação: na implantação de um novo protocolo de segurança alimentar, as perguntas do 5W2H ajudam a definir responsabilidades, prazos e atividades, melhorando o alinhamento das equipes para as ações.
Análise SWOT
A sigla resume as palavras Strenghts (Força), Weakness (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças), também conhecida como FOFA, em português. A técnica pode ser utilizada para listar pontos fortes, falhas e chances de melhoria dentro da indústria.
Exemplo de aplicação: no setor alimentício, a escolha de bons fornecedores é fundamental para manter a qualidade, além de garantir lucratividade e competitividade do mercado. Desse modo, usar a análise SWOT pode contribuir na avaliação de desempenho dos parceiros.
Checklists digitais
Os checklists digitais reúnem listas com todas as pendências que devem ser executadas para concluir determinada tarefa. São ferramentas que comprovam a realização das atividades de rotina para que os resultados pretendidos sejam alcançados.
Exemplo de aplicação: na rotina de inspeção de um supermercado, um checklist pode incluir itens como verificação de temperatura dos freezers, controle de qualidade dos produtos recebidos e organização do estoque.
Agora que você já sabe como implantar um SGQ, entre em contato com a PariPassu e conheça soluções para automatizar a gestão dos processos de qualidade!
