Checklist digital: guia completo para indústrias de alimentos
Um checklist digital permite a criação de listas de verificação personalizadas para acompanhar diversas etapas de um processo, desde a produção até a distribuição de alimentos. Desse modo, é possível garantir a qualidade, a segurança e a conformidade com as normas regulatórias.
No ramo alimentício, qualquer falha pode ocasionar sérios problemas, inclusive para a saúde do consumidor. Por esse motivo, soluções de checklist digital são cada vez mais procuradas no setor.
A seguir, entenda como o checklist digital pode ser aplicado para verificação das etapas pelas quais um alimento passa ao longo da cadeia de produção e distribuição. Continue a leitura!
Checklist digital para indústrias de alimentos
Um checklist digital é uma versão eletrônica da tradicional folha de verificação. É uma ferramenta que permite criar, acessar e atualizar listas de tarefas ou itens a serem monitorados via dispositivos digitais como smartphones, tablets e computadores.
Trata-se de uma solução que automatiza listas de checagem em procedimentos de qualidade. Existem sistemas especializados que organizam essa coleta de dados e permitem a definição dos responsáveis.
Alguns recursos mais avançados — como os oferecidos pelo CLICQ da PariPassu — utilizam tecnologia para automatizar os processos de qualidade em um checklist online, e otimizam a criação dos planos de ação.
Vantagens do checklist digital para a indústria de alimentos
Você sabia que o checklist online pode reduz o tempo da inspeção de alimentos em até 80%? Ao digitalizar as listas de verificação, as indústrias podem otimizar seus processos, reduzir riscos e garantir a conformidade com as exigências sanitárias.
Há, ainda, diversos pontos positivos à operação, como:
- Customização conforme as necessidades operacionais;
- Redução na ocorrência de falhas nos registros;
- Dados qualificados e protegidos de perda;
- Eficiência nos processos;
- Rapidez no preenchimento das coletas;
- Relatórios instantâneos;
- Gestão de todas as atividades realizadas e não realizadas;
- Acessibilidade das informações;
- Alerta automatizado de não conformidades e reincidências;
- Controle das tarefas em tempo real.
O principal avanço é a visão estratégica dos procedimentos (individuais e em conjunto). Afinal, há uma diferença expressiva de acesso à informação quando comparamos um mecanismo manual a um sistema digital.
Tudo isso resulta em maior confiabilidade e segurança na gestão da qualidade, menos perdas de produtos, economia de tempo e dinheiro. Por fim, estamos falando de maior lucro para o seu negócio.
E, é claro: a interface de um checklist digital bem estruturado e personalizado é muito mais prático para a equipe. A probabilidade de todos os integrantes aderirem é maior do que em métodos tradicionais, com folhas em pranchetas ou planilhas confusas.
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Problemas que o checklist digital ajuda a solucionar na indústria de alimentos
O uso de um checklist digital vai muito além da simples digitalização de processos. Ele resolve uma série de desafios comuns nas indústrias de alimentos, garantindo maior controle de todas as etapas.
Entre os principais problemas que a solução ajuda a solucionar, destacamos:
- Falta de padronização de processos;
- Dificuldade em rastrear não conformidades;
- Falta de relatórios e indicadores;
- Não adequação com as normas regulatórias;
- Informações desorganizadas para auditorias;
- Intervenções tardias em casos de desvios.
Aplicações de checklist digital na indústria de alimentos
O checklist digital pode ser aplicado na indústria alimentícia para:
- Monitorar a frequência da higienização de máquinas e utensílios;
- Controlar a validade dos ingredientes e evitar o uso fora da data de validade;
- Verificar se os produtos recebidos estão de acordo com os padrões exigidos;
- Garantir que os colaboradores estejam seguindo os protocolos de segurança.
Na prática, a aplicação do checklist digital no controle de qualidade torna as equipes mais produtivas e favorece a melhoria contínua.
No que diz respeito à eficiência operacional da operação, há um ganho positivo com o uso das Boas Práticas de Fabricação (BPF) e de Procedimentos Operacionais Padrão (POPs), pois nos checklists digitais estes recursos podem ser personalizados.
Com isso, o controle de qualidade é aprimorado, com a personalização de processos e inserção de fichas técnicas. Junto a isso, temos outra aplicação do checklist digital, que se dá nas auditorias, inspeções e criação de planos de ação.
A ferramenta também permite o acompanhamento em tempo real de todas as atividades e processos dentro da linha de produção. Ou seja, qualquer desvio em relação aos parâmetros de qualidade pode ser identificado no momento em que ocorre.
Essa agilidade favorece a identificação da matéria-prima e suas inconformidades, assim como o destino de cada lote, o que ajuda a otimizar o tempo, evitar gastos e garantir a reputação da marca no mercado.
Quanto aos fornecedores, o checklist digital concentra as informações em uma base de maneira estratégica, facilitando mais uma vez as ações corretivas com parceiros que estão com maiores e menores índices de descartes.
8 funcionalidades do checklist digital para indústria de alimentos
O checklist digital é uma ferramenta facilitadora da gestão da qualidade no setor de alimentos. Na hora de escolher a ferramenta adequada, é importante observar os recursos disponíveis para atender as necessidades de cada tipo de negócio.
Confira 8 funcionalidades indispensáveis para a indústria de alimentos:
- Personalização de modelos de checklist;
- Leitura de QR code e código de barras do produto para facilitar início da inspeção;
- Inserção de imagens para montagem dos relatórios;
- Relatórios de não conformidades (NC) e reincidências;
- Configuração de notificações após encontrar uma NC
- Adição de assinatura do responsável pela aplicação,
- Registro de dados e histórico acessíveis;
- Integração com plataforma de análise de dados.
O que um bom checklist digital precisa ter?
Um checklist digital deve contar com funcionalidades que facilitem a organização, execução e o controle de tarefas. A seguir, veja os recursos essenciais para avaliar na hora de escolher a ferramenta:
1. Integração dos fornecedores
O checklist digital deve centralizar o registro de todas as entregas para facilitar o relacionamento com os fornecedores. Assim, a equipe identifica em tempo real o padrão de qualidade no recebimento de produtos por determinado fornecedor.
Dessa forma, o gestor consegue se prevenir de possíveis não conformidades, evitando problemas como recalls, que geram prejuízo ou retrabalho e ainda consegue desenvolver os fornecedores que estão com devoluções.
2. Padronização das informações verificadas
Outro aspecto que deve ser analisado são os recursos que o checklist digital oferece para padronização de informações. Dois deles são a centralização do histórico de todas as rotinas e possibilidade de definir critérios de avaliação para classificar os resultados das inspeções
Dessa forma, o gestor monitora de perto a resolução de não conformidades, bem como sua reincidência e os planos de ação para corrigir os gargalos operacionais.
3. Cadastro de imagens
Um bom checklist digital é aquele que permite anexar fotos, imagens e outros documentos aos relatórios online. Isso é fundamental para sinalizar eventuais problemas em cada inspeção, ou mesmo para documentar algo que precisa ser comprovado com evidências.
4. Armazenamento e disponibilidade dos dados em tempo real
O armazenamento das informações em uma base de dados unificada e de fácil acesso agiliza o dia a dia de trabalho e evita problemas frequentes em relatórios manuais.
Perda de dados ou esquecimento de repasse de informação da planilha para o computador são algumas das falhas que prejudicam a rotina e os processos internos.
5. Geração de relatórios personalizados
É imprescindível que um bom checklist digital gere relatórios personalizados para análise detalhada de cada etapa dos processos. Este recurso facilita as auditorias internas e externas e ajuda no acompanhamento de tendências e do desempenho da operação como um todo.
6. Envio de alerta automático
O envio de alertas para sinalizar as equipes sobre algum ponto de atenção é importante para que os colaboradores se mantenham alinhados aos processos. Sem falar que este recurso minimiza riscos ou falhas, e também ajuda nas auditorias.
7. Atribuição de responsáveis por cada etapa dos procedimentos
Além de centralizar as informações necessárias para otimizar as inspeções, os checklists digitais devem permitir a criação de planos de ação automáticos, previamente configurados, com a possibilidade de atribuição das tarefas para os responsáveis.
Como sabemos, delegar corretamente as funções é importante para a fluidez nos processos, pois evita sobrecarga de atividades ou mesmo retrabalho. Sem falar que a facilidade de ter tudo isso na palma da mão agiliza as inspeções e aprimora a eficiência operacional, tornando o controle de qualidade mais preciso.
Conheça outros benefícios dos checklists digitais: baixe a nossa cartilha com as 12 vantagens de contar com esse recurso para prevenir perdas na indústria de alimentos!
