Nas indústrias alimentícias todos os processos devem ser bem estabelecidos e com o mínimo de erros possíveis, pois esses produtos devem chegar até a casa dos consumidores seguros para o consumo.
Essa atenção precisa ser redobrada na área da Qualidade por ser um setor que deve estar atento a todos os processos, diariamente. Afinal, encontrar não conformidades nas tarefas cotidianas é algo bem natural devido ao grande número de processos que indústrias alimentícias possuem.
Por isso, é importante que a indústria de alimentos desenvolva e acompanhe um relatório de não conformidades já que ele permite uma análise dos processos, problemas e causas para ajudá-lo a tomar decisões ainda mais rápidas e com confiança.
Neste texto vamos te ensinar a como fazer um relatório de não conformidades e como aplicá-lo na prática do seu dia a dia. Confira o resumo com o passo a passo do que você verá:
2- Criação de um plano de ação para cada produto não conforme encontrado;
3- Como fazer um relatório de não conformidade;
4- Como analisar seus registros.
Mas, antes de começar, se você não lembra o que é uma não conformidade, já falamos sobre elas neste texto:
Para saber o que realizar após encontrar uma não conformidade, deve-se primeiro ter mapeado quais são as possíveis não conformidades que podem ser encontradas. Isso vai agilizar seu processo e sua produção não vai ser reativa e sim proativa.
Vamos para o passo a passo de realizar um relatório de não conformidade.
1- Mapeie os processos
Uma das etapas mais importantes para a realização do relatório de não conformidade é o mapeamento de processos.
Nela, você terá que percorrer todo o fluxograma de processamento do seu produto e procurar possíveis erros para cada etapa. Caso deixe passar algum erro, isso vai gerar falhas no seu relatório.
Para simplificar vou trazer um exemplo prático e cotidiano de mapeamento de processos. Imagine que você trabalha em uma indústria de fabricação de pães fatiados. Traçe todo o fluxograma do processo:
- Recebimento de Ingredientes
- Pesagem dos Ingredientes
- Mistura de Ingredientes
- Fermentação da Massa
- Modelagem da Massa
- Assamento da Massa
- Resfriamento do Pão
- Fatiamento do Pão
- Embalagem
- Armazenamento
Nesta parte, quanto mais detalhes do fluxo, melhor. Detalhe tudo.
Agora, para cada etapa, elenque os possíveis erros que poderiam resultar em uma não conformidade para a qualidade desse alimento. Caso você já tenha ouvido falar ou já possui o plano APPCC/HACCP dentro da sua empresa, essa etapa é a mesma realizada para encontrar os possíveis perigos no processamento, mas geralmente, as não conformidades são abordadas quando estamos falando de gestão da qualidade, e não necessariamente na segurança do alimento, que é o foco do APPCC.
2- Crie um plano de ação para cada possível não conformidade
Agora, com todas as etapas mapeadas, crie planos de ação para cada possível não conformidade encontrada.
Lembre-se: é comum encontrar não conformidades que não estavam no seu radar, porém, não é o ideal, pois desse jeito você age de maneira reativa ao invés de agir ativamente.
A seguir, confira um exemplo: o mesmo processo de fabricação do pão acima.
Possíveis erros:
- Recebimento de ingredientes: a farinha do fornecedor veio com a umidade acima do estabelecido.
Plano de ação: não aceitar lote. Pedir outra remessa. Notificar o fornecedor e lembrá-lo do acordo já realizado sobre os parâmetros da qualidade que essa farinha deve ter para você aceitá-la. Deve-se também avisar a área de Suprimentos para autorização de compra de um novo lote.
- Pesagem dos ingredientes: Balança não está calibrada.
Plano de ação: parar a produção e calibrar a balança. Com a balança não calibrada você sairá prejudicado ou por estar perdendo dinheiro ao colocar mais produto do que o necessário ou por não estar vendendo o produto com a gramatura correta e seu cliente poderá perceber.
Siga assim para todas as etapas. Para que o plano de ação seja efetivo, ele deve ser detalhado em macro e micro ações e precisa estar claro para toda equipe do setor de Qualidade que lida diretamente ou indiretamente com esse processo.
3- Faça seu relatório de não conformidade
Após você estar ciente de quais são as etapas do processamento e seus possíveis erros, chegou a hora da ação.
Realize suas rotinas normalmente e verifique se tudo está acontecendo dentro dos conformes. Nessa etapa, o relatório vai facilitar e melhorar a sua gestão da qualidade e ajudá-lo a prevenir não conformidades futuras ao acessar o registro das mesmas.
Por isso, um relatório de não conformidades deve ter:
1- Nome do responsável pelo relatório
2- Data e hora da inspeção
3- Parâmetros inspecionados
4- Descrição de todas as Não Conformidade encontradas
5- Plano de ação para cada uma das Não Conformidades
6- Responsáveis pelo plano de ação
7- Verificação do plano de ação (checar se foi efetivo)
8- Assinatura do responsável pelo relatório
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4- Analise periodicamente seus registros
As não conformidades devem ser analisadas periodicamente. Por isso, mantenha seus registros atuais e antigos para verificar se essas falhas já são recorrentes ou se são novas e assim, conseguir encontrar sua origem e realmente traçar planos de ações efetivos.
Com relatórios de não conformidades a sua gestão da qualidade estará mais completa e seus processos estarão mais seguros. E você estará entregando para seus clientes um produto de acordo com seus parâmetros de qualidade.
Esperamos que você tenha compreendido o passo a passo!
Qualquer dúvida estamos aqui, lado a lado.
