Os procedimentos de rastreabilidade e recall de alimentos são fundamentais para a Gestão da Qualidade e a Segurança de Alimentos, pois permitem a transparência da informação, o cumprimento da legislação e atendimento de requisitos das principais certificações.
As informações de rastreabilidade e recall são essenciais para todos os elos da cadeia, produtores, indústrias, distribuidores, varejos e o food service devem manter os registros destes procedimentos.
Está sem tempo para ler? Sem problemas, disponibilizamos este player para que você consiga entender os motivos para não fazer planilhas sobre rastreabilidade e recall.
Muitas empresas realizam tais registros e controles em planilhas, mas nesse post explicaremos 4 motivos que comprovam a ineficiência deste método.
1. Cumprindo a legislação para rastreabilidade e recall
A Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA) aprovou a RDC 24/2015 com o intuito de reduzir riscos à saúde do consumidor. Você conhece a RDC 24/2015?
Caso não conheça, estes materiais vão te auxiliar a entender mais;
A RDC 24/2015 determina que seja feita a rastreabilidade, informando a origem do produto e para quem ele foi vendido para garantir sua retirada imediata do mercado quando necessário.
Para atender a esta e outras legislações, produtores, distribuidores e varejos são responsáveis por elaborar e executar um plano de ação no caso de não conformidade.
É comum que empresas usem planilhas para manter os registros de rastreabilidade, entretanto, esta prática pode não garantir a segurança da informação sobre quando, para ou por quem e para onde o produto foi comprado ou enviado.
Como resultado, a empresa não consegue identificar, com precisão, o caminho percorrido pelo produto e tampouco concluir um plano de ação.
O desafio é exatamente este, pois a RDC 24/15 determina que essa informação seja correta e não se permite margens de erro no que tange à saúde do consumidor.
Por isso, é recomendada a implantação de um sistema de rastreabilidade automatizado, onde é possível acompanhar as compras, produções, processamentos e vendas de forma organizada e simples, garantindo o fácil acesso às informações de origem e caminho percorrido pelos produtos.
Além disso, no caso de produtos perecíveis, a automação permite agilidade para execução das atividades, por exemplo, entrada e saída de produtos e o controle de descarte, visando reduzir as perdas com produtos vencidos e estragados.
Se você precisasse realizar o recall hoje, a sua empresa estaria preparada?
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Você tem ideia de quanto tempo seus colaboradores levariam para recuperar informações sobre origens e envios de um produto que deve ser recolhido?
Em planilhas se perde tempo buscando informações para realizar o procedimento de recall, e como já falamos, estas informações podem não ser precisas e comprometer a segurança do processo, além disso, este tempo poderia ser otimizado para realização de outras atividades mais estratégicas.
2. Eficiência de Processos
A eficiência nos processos da empresa é fundamental para garantir a segurança da informação, que possui pilares como confidencialidade, integridade, disponibilidade e autenticidade. A proteção dessas informações é indispensável para uma gestão eficaz e planejada dos controles da empresa.
Podemos citar alguns pontos importantes para a eficiência dos processos de rastreabilidade e recall;
- Garantir a segurança da informação;
- Eliminar trabalhos com verificação manual e depois digitalização;
- Organização das etapas (recebimento, processamento, descarte).
O registro em planilhas, há uma certa dificuldade em assegurar alguns pontos estratégicos:
- Como garantir que a informação está correta?
- O que pode ser feito para reduzir erros de escrita ou digitação?
- Como certificar que as informações das planilhas não serão perdidas no seu computador?
Quando nos deparamos com essas perguntas, percebemos que o controle de qualidade do alimento precisa ser acompanhado em todas as etapas, sem margens de erro.
Controlar esses procedimentos tão relevantes para a estratégia da empresa em um sistema confiável reduz riscos, automatiza o processo e demonstra a responsabilidade da empresa sobre a segurança da informação.
3. Transparência da Informação e Comunicação com o Consumidor Final
O consumidor atual possui mais interesse pelo acesso à informação e, com isso, eleva suas expectativas sobre a qualidade tanto dos serviços quanto dos produtos que compra.
A rastreabilidade garante para o consumidor a transparência das informações de origem que são relevantes para a segurança do alimento e também oferece possibilidade de se conectar com o produtor/distribuidor deixando sua avaliação e seu feedback em relação ao produto adquirido.
Avaliação do consumidor sobre a qualidade do produto
Nessa nova era da informação, os consumidores estão mais críticos em relação aos produtos que adquirem, acompanhando os rótulos e analisando informações, visando um consumo consciente e uma alimentação mais saudável.
Com uma solução automatizada, que permite mais do que a impressão de uma etiqueta ou registro de informações de origem, você pode aproveitar as informações de rastreabilidade para criar um canal de comunicação com seu cliente – através do código de rastreabilidade ele pode avaliar o seu produto, conhecer a história da sua empresa e de onde veio o produto – aumentando a transparência da informação e a segurança do consumidor, que passa a ter livre acesso às informações de origem de toda a cadeia produtiva.
Conhecendo a opinião do consumidor é possível melhorar os processos e estabelecer parâmetros para adequar a entrega àquilo que ele precisa e ainda agregar valor ao produto final. Essas informações podem ser acessadas em tempo real e em caso de recall recuperadas rapidamente.
Essa é uma das vantagens de se utilizar um sistema de rastreabilidade e recall automatizado, pois em uma planilha não é possível criar conexão com o consumidor e tampouco se tem clareza do que é preciso para atender plenamente às suas necessidades.
4. Indicadores
Indicadores, também conhecidos como KPI (Key Performance Indicator), possibilitam o acompanhamento e análise dos processos e etapas da empresa, indicando onde direcionar esforços e resultando em uma tomada de decisão assertiva e alinhada aos objetivos estratégicos.
Ou seja, os indicadores mostram – com base em análises quantitativas – quais são os pontos de melhoria dentro da empresa e facilitam a tomada de ações corretivas.
Normalmente, há uma prática ruim dentro das empresas, na qual muitos colaboradores não acompanham e não entendem a importância dos indicadores para o sucesso no desempenho organizacional.
Uma gestão de qualidade eficiente possui controle sobre todos os processos, como qualidade de fornecedores, gestão de matérias primas, rendimento de processamentos, controle de estoque e descarte, entre outros.
Montar e atualizar diversos gráficos em planilhas além de levar tempo, impacta também na segurança da informação, pois indicadores precisam ter a informação exata para que a sua análise ocorra de forma assertiva.
Você já pensou quantos problemas pode evitar se corrigir o problema no mesmo dia?
A criação de indicadores deve levar em conta alguns pontos relevantes como a facilidade de compreensão, o atendimento às necessidades da empresa em curto e longo prazo e também a possibilidade de que seja executado um plano de ação com agilidade quando necessário.
Os registros e as análises dos processos de qualidade resultam em maior excelência dos processos e quando possuímos uma solução onde automatiza esse procedimento ganhamos eficácia, segurança, além de obedecer a legislação com as informações exatas.
No futuro será inviável controlar os processos de rastreabilidade e recall no papel com segurança para poder crescer no mercado.
Ter uma gestão inteligente e investir em um sistema que facilita a análise de informações essenciais para a execução de um plano de ação é primordial para garantir o cumprimento das leis, reduzir custos e criando procedimentos de boas práticas, visando o rápido e consistente crescimento da empresa.
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