Processos em supermercados e atacados: como mapeá-los

Além de compreender por que o mapeamento é tão importante, o sucesso de um varejo depende de maneiras efetivas para identificar e detalhar processos em supermercados e atacados. 

Para mostrar de forma prática como o fluxo de trabalho de um varejo pode melhorar com essa visão, continue a leitura e confira maneiras eficazes de reconhecer todas as atividades determinantes para o funcionamento da sua loja.

Diferença entre diagrama, mapa e modelo de processo

O mapeamento é uma ferramenta capaz de demonstrar objetivamente quais são as finalidades, os recursos exigidos, os investimentos e os gargalos de cada etapa do cotidiano varejista.

Em paralelo, outros instrumentos são utilizados para diferentes níveis de aprofundamento sobre as atividades analisadas. São eles:

• diagrama de processo: destina-se a análises rápidas para entendimento geral das atividades, representadas geralmente em um fluxograma;
• modelo de processo: foca na descrição de um processo específico, relacionando instalações, informações, pessoas, soluções empregadas e recursos envolvidos.

Mapear processos tem a função de indicar melhorias e apoiar transformações para promover a eficiência operacional de supermercados e atacados com as informações essenciais. Por isso, fica acima de um diagrama e abaixo de um modelo de processo. 

Ao longo do texto, você irá compreender bem essa diferença com um passo a passo e um modelo de mapeamento.

Como fazer o mapeamento de processos em supermercados

A sequência lógica de atividades e as necessidades de um negócio só podem ser otimizadas quando se tem compreensão da totalidade das rotinas. 

Então, resumimos abaixo como mapear processos no varejo para apoiar sua operação nessa missão. Confira!

1 - Determine o que precisa ser mapeado

Para nortear as ações seguintes, você deve segmentar processos em grupos e evitar que o mapeamento seja feito de uma só vez. Defina objetivos para essa escolha e, antes de começar, reúna respostas para as seguintes perguntas:

• qual é a criticidade e riscos envolvidos nesses processos? 
• Existem normas e regulações relacionadas a eles? Quais? 
• Qual é o nível de detalhamento a ser feito?

Uma sugestão: comece pelos processos de maior impacto, que trazem resultados mais rapidamente e que são significativos para a operação! 

2 - Reúna as informações 

Essa é a etapa em que você deve buscar o que precisa para descrever em detalhes o processo em vista. Alguns métodos podem ajudar, como:

• observação das rotinas;
• reuniões com as equipes envolvidas;
• análise documental;
• entrevistas com colaboradores e gestores;
• questionários;
• entre outras. 

Varie as fontes e cruze as informações, pois isso poderá evidenciar ocasionais inconsistências ou pontos de fraqueza dos processos. 

3 - Desenhe a sequência de demandas que fazem parte do processo

Representar graficamente todos os elementos e etapas de um processo é um exercício indispensável para que nenhuma informação escape do mapeamento. 

Temos mais uma dica: procure por técnicas de design thinking, como mapas mentais e brainstorm. São dinâmicas que ajudam bastante!

Convide o máximo de colaboradores em uma construção colaborativa, pois, mais do que ninguém, quem está à frente das funções no dia a dia poderá fornecer uma visão completa sobre o que é executado. 

Esse tipo de iniciativa desperta o senso de pertencimento e ressalta a importância de cada integrante das equipes nas rotinas.

4- Faça a validação do mapeamento

Uma vez finalizado o desenho, acione os responsáveis pelo processo na empresa para uma revisão. Assegure-se de que nenhuma informação tenha ficado de fora e considere a opinião dos colaboradores e gestores para possíveis ajustes.

5 - Avalie o funcionamento com foco em melhorias

Há alguma oportunidade de otimização no processo que está sendo analisado? Essa é a hora de incentivar esse questionamento entre times e gestores. 

Observar processos em supermercados rodando com o mapeamento em mãos propicia novas ideias e leva os profissionais a refletirem sobre suas ações. Aproveite esse momento para aplicar pesquisas, questionários internos e enquetes. 

Se alguma mudança for aprovada e aplicada, refaça o desenho com a versão final. 

6 - Busque soluções para automatizar o processo 

Depois de todos os ajustes necessários com os recursos atuais da empresa, pesquise opções para automatização de atividades que reduzam custos e tempo.

Esse é o caminho para modernizar as práticas da empresa, melhorar a qualidade e o resultado do trabalho e desenvolver o varejo. 

Segundo o estudo “Transformação Digital no Varejo Brasileiro”, da Sociedade Brasileira de Varejo e Consumo (SBVC), o varejista brasileiro passou a apostar mais em tecnologia.

De 69% das empresas que investiram nessa frente em 2020, o número saltou para 90% em 2021. A própria pesquisa informa que 87% delas já obtiveram ou pretendem obter aumento do faturamento em vendas com esse investimento. 

Com o mapeamento pronto, você poderá identificar mais facilmente as oportunidades para automatizar processos em supermercados e atacados. Preste atenção nessa chance e aumente a margem de lucro do seu negócio!

Modelo de mapeamento de processos em supermercados

Construímos um modelo com base na metodologia Business Process Modeling Notation (BPMN), geralmente escolhida por analistas de negócios e gestores que buscam atingir a eficiência operacional com essa revisão.

Veja abaixo como pode ser um exemplo para aplicar na sua operação:

Na imagem acima, cada atividade é indicada por um retângulo e os losangos amarelos apontam os momentos de tomada de decisão. Você também pode incluir recursos visuais para mostrar subprocessos e eventos. As barras na lateral esquerda identificam o processo e os departamentos que participam dele. 

Vamos colocar o mapeamento dos processos do seu supermercado em prática? Temos outros materiais que podem ser úteis também para a otimização das suas rotinas:

• 3 passos para reduzir perdas no varejo com automação da qualidade;
• Gestão de supermercados: como melhorar com mapeamento de processos;
• Desafios nas auditorias de lojas em supermercados.