O Procedimento Operacional Padrão (POP) oferece diretrizes detalhadas para a execução de tarefas específicas. Essas orientações são essenciais para garantir consistência, qualidade e conformidade com padrões regulatórios ou internos das organizações.
Aplicável à gestão das atividades industriais, essa ferramenta auxilia as empresas nas atividades diárias e também diante de imprevistos, pois oferece ações para riscos mapeados.
Neste artigo, conheça o conceito do Procedimento Operacional Padrão, os seus benefícios e elementos fundamentais. Confira também modelos gratuitos preparados por especialistas para usar na sua operação!
O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um manual detalhado que documenta os passos essenciais para a execução de uma tarefa ou processo específico dentro de uma organização.
Ele fornece orientações precisas e padronizadas, garantindo consistência na realização das atividades, promovendo a eficiência operacional, minimizando erros e mantendo a excelência do produto ou serviço.
Este documento também é fundamental para assegurar a conformidade com regulamentos e normas, além de facilitar o treinamento de novos colaboradores e aprimorar a gestão de riscos.
A principal finalidade dos POPs nas indústrias é a viabilização dos controles de qualidade e segurança. Porém, também é possível levantar outros objetivos, como:
>> E-book: Como se prevenir e garantir a segurança do alimento durante toda a cadeia agroalimentar.
A criação de Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) no setor alimentício é essencial para garantir a proteção, a redução de riscos de contaminação e assegurar a excelência dos produtos.
Além disso, os POPs promovem a conformidade com regulamentações sanitárias e facilitam a gestão de pessoal, aumentando a agilidade operacional.
As principais vantagens do POP são:
Manter tudo registrado facilita a delegação e o repasse de tarefas, especialmente em situações de escala. Isso faz com que qualquer profissional possa repetir o que deve ser feito com exatidão.
A equipe nem sempre será a mesma e, com os POPs, as instruções podem ser repassadas com eficiência.
Os processos são mais fluidos quando cada colaborador sabe e entende o que precisa fazer. Com os POPs e a organização das funções de cada profissional, a performance do time tende a melhorar.
Isso contribui para menos interrupções, elevação do nível técnico e mais colaboração entre as equipes.
Se a indústria está preparada para o que pode acontecer, fica muito mais simples lidar com os desafios. Fazer um levantamento dos riscos e considerar todas as informações no POP deixa o time ciente acerca de eventualidades e variações que possam surgir.
Mapear e documentar a rotina de trabalho em POPs reforça todas as exigências legais para a segurança e qualidade dos alimentos com Boas Práticas de Fabricação (BPF). É possível evidenciar o que deve ser feito para evitar falhas, uma vez que as instruções e os riscos são apontados no material.
>> Manual de Boas Práticas de Fabricação + POPs
Com instruções pré-estabelecidas e sequenciais para a realização de operações na produção, os processos ficam mais seguros e o padrão de qualidade é seguido.
É uma medida eficaz e de baixo custo para atestar proteção (tanto no que diz respeito à manipulação de alimentos quanto às normas de segurança individual) e qualidade contínua aos processos e produtos.
Os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) desempenham um papel fundamental na gestão eficaz das operações em uma empresa, especialmente na indústria de alimentos.
Eles oferecem uma estrutura clara e consistente para a execução de tarefas, promovendo o alinhamento entre gestores e equipes, otimizando a produtividade e garantindo a previsibilidade nos processos.
Além disso, os POPs contribuem para a redução de erros, garantindo a segurança e a excelência dos produtos.
Em um setor tão sensível como o de alimentos, onde a conformidade com normas rigorosas é essencial, os POPs são importantes para garantir o cumprimento de padrões de qualidade e segurança alimentar.
>> E-book: Como organizar os registros de qualidade na indústria de alimentos
Para elaborar um Procedimento Operacional padrão de excelência, listamos um passo a passo que auxilia gestores e colaboradores de indústrias na hora de estruturar os próprios POPs.
Faça uma imersão em todos os processos para ter domínio sobre as particularidades do seu negócio antes de dar início aos documentos. Com isso, é possível se basear em modelos e conseguir adequá-los a sua operação.
Escolha cuidadosamente cada procedimento a ser documentado e defina um nome claro e descritivo. Isso é fundamental para garantir que cada etapa seja compreendida por todos os envolvidos.
Um nome bem escolhido torna mais fácil identificar e acessar o procedimento quando necessário, facilitando sua implementação.
Faça uma relação completa com todas as referências que podem ser úteis para as atividades relacionadas à etapa em questão.
Os documentos que podem ser anexados são as normas para recall de alimentos, a instrução da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) sobre planos de amostragem para criação de checklists, documentos internos, entre outros.
>> Boas Práticas de Fabricação: tudo o que você precisa saber
A descrição de um Procedimento Operacional Padrão sempre deve apontar cada etapa, o cargo do profissional que está encarregado por ela (evitar nomes), o momento, local e estágio em que essa fase é colocada em prática.
De forma simples e direta, quanto mais instruções o POP trouxer junto às atividades, com uma linguagem objetiva, melhor. Preferencialmente, faça um passo a passo por escrito e inclua também o desenho do fluxograma como apoio visual para facilitar o entendimento e a assimilação dos colaboradores.
Como existem muitas siglas que fazem parte do dia a dia de regulamentações e processos na indústria, o glossário evita confusões e deixa tudo bem esclarecido. É primordial indicar o significado de todas as siglas que forem utilizadas.
Determine indicadores de desempenho para ter uma visão de quais processos estão fluindo e os que precisam de ajustes.
Independentemente dos resultados, de tempos em tempos — anualmente, no mínimo —, faça novas verificações para validar etapas e manuais dos POPs. Isso é fundamental para viabilizar melhorias contínuas e aprimorar cada vez mais as operações.
Se a indústria utiliza um sistema especializado para automação de controle de qualidade e digitalização de processos, insira os documentos na solução para mantê-los disponíveis sempre que for preciso.
Ao desenvolver um Procedimento Operacional Padrão (POP) na indústria de alimentos, é essencial apostar em algumas estratégias, como:
>> Checklist: Implementação de Boas Práticas de Fabricação em Indústrias
Existem componentes básicos para que um manual de Procedimento Operacional Padrão seja completo. São elas:
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