Ciclo PDCA: o que é e como aplicar na gestão da qualidade

O ciclo PDCA é um método muito utilizado em planejamentos estratégicos, pois organiza e direciona a criação de planos de ações, impactando positivamente a produtividade da operação.

Com auxílio do ciclo PDCA, a gestão tem uma melhoria contínua dos processos, como o controle de qualidade, a padronização de tarefas e a administração de estoque e fornecedores. 

As vantagens dessa ferramenta são inúmeras, como uma melhor fluidez no trabalho, menos riscos de erros e otimização de recursos. 

Neste artigo, entenda o que é ciclo PDCA, quais as suas etapas e a importância de implementá-lo. Confira exemplos e entenda como surgiu o conceito. Boa leitura! 

Ciclo PDCA: o que é? 

Ciclo PDCA deriva do inglês, com iniciais relativas à Plan (P), Do (D), Check (C), Act (A): Planejar, Fazer, Verificar e Agir. Essa sequência de ações compõe o método que visa solucionar problemas e melhorar processos de forma contínua em empresas de todos os portes e segmentos.

Trata-se de uma ferramenta que otimiza o controle de qualidade de produtos e serviços a partir de um planejamento estratégico detalhado. 

Por meio da aplicação do PDCA, é possível padronizar processos a partir da replicação de planos que trouxeram bons resultados à organização. Por isso, esse método é um grande aliado na melhoria contínua nos mais diversos tipos de procedimentos, sendo especialmente eficaz na gestão da qualidade.

Qualquer segmento de mercado pode se beneficiar da implementação do PDCA. De forma geral, esse método é aplicado em projetos de aprimoramento de processos ou desenvolvimento de novos produtos. 

Mas, de forma prática, o PDCA se adapta a qualquer percurso que necessite de melhoria. 

Como surgiu o ciclo PDCA

O ciclo PDCA, também conhecido como ciclo de Deming ou ciclo de Shewhart, foi desenvolvido por Walter A. Shewhart na década de 1920 e popularizado por W. Edwards Deming nos anos 1950. 

Shewhart, um estatístico americano, introduziu o conceito de controle estatístico de processos na indústria e propôs um ciclo de melhoria contínua composto por quatro etapas: Planejar, Fazer, Verificar e Agir (do inglês, Plan, Do, Check, Act), conhecido como ciclo PDCA. 

Deming, um renomado consultor de gestão e estatístico, difundiu o conceito do ciclo PDCA no Japão após a Segunda Guerra Mundial. O método foi adotado pelas indústrias japonesas e se tornou um pilar do Sistema Toyota de Produção e da abordagem japonesa de melhoria contínua, conhecida como Kaizen. 

Desde então, o ciclo PDCA tem sido muito utilizado em organizações em todo o mundo como uma ferramenta fundamental para o gerenciamento da qualidade e a busca pela excelência operacional.

Quais são as etapas do ciclo PDCA?

O ciclo PDCA - Plan-Do-Check-Act - é uma metodologia de gestão de qualidade que consiste em quatro etapas interligadas:

• Plan (Planejar): definição de objetivos e metas claras, identificação de processos e recursos necessários para alcançá-los;
• Do (Executar): aqui, os planos elaborados na etapa anterior são colocados em prática de forma estruturada e as atividades são realizadas conforme o planejado;
• Check (Verificar): avaliações e análises dos resultados obtidos durante a execução. São coletados dados relevantes para comparar o desempenho atual com as metas estabelecidas. O objetivo é identificar desvios, falhas ou oportunidades de melhoria;
• Act (Agir): com base nas verificações, esta etapa envolve a tomada de ações corretivas e preventivas. São implementadas as mudanças necessárias para corrigir problemas e evitar recorrências no futuro. 

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Qual é o objetivo do ciclo PDCA?

O objetivo do ciclo PDCA é promover a melhoria contínua dos processos em uma organização. 

Com esse método, as empresas planejam, executam, verificam e agem de forma sistemática e proativa, identificando oportunidades de aprimoramento, corrigindo falhas e implementando mudanças.  

Importância do ciclo PDCA?

Ao promover a análise de atividades, identificação de problemas e implementação de soluções, o ciclo PDCA contribui para que as organizações se adaptem às mudanças e identifiquem oportunidades de crescimento. Isso impacta positivamente a eficiência operacional e aumenta a competitividade. 

Além disso, ao estimular a participação de toda a equipe na identificação e resolução de problemas, o ciclo PDCA fomenta uma cultura organizacional de aprendizado contínuo e inovação. O que impulsiona o crescimento sustentável da empresa ao longo do tempo.

4 Vantagens do ciclo PDCA

O ciclo PDCA possui inúmeras vantagens para as organizações que desejam elevar o nível da gestão da qualidade. A seguir, listamos os principais.

1. Fluxo de trabalho mais organizado

Um dos benefícios do ciclo PDCA é a estruturação dos fluxos de trabalho, de modo que cada equipe tenha clareza quanto às atividades que precisam ser desenvolvidas para atingirem as metas propostas.

Em uma tabela dividida com as quatro fases do ciclo, o gestor específica cada tarefa correspondente ao projeto: definição do cronograma de atividades, delegação, acompanhamento dos indicadores e  avaliação dos resultados.

Dessa maneira, os colaboradores conseguem se orientar melhor quanto ao que precisa ser feito. Além de manter o foco no percurso, pois o caminho para atingir os objetivos já estará previamente traçado, o que evita falhas e distrações.

2. Colaboradores mais produtivos e alinhados

Quando o ciclo PDCA é bem aplicado, os processos decisórios são mais assertivos. Isso favorece a produtividade dos profissionais e os mantém alinhados com os objetivos finais de cada projeto.

Decisões tomadas de forma intuitiva nem sempre levam aos melhores resultados. Com o auxílio do PDCA, os gestores conseguem se munir de informações que fundamentam esse processo, tornando-o mais racional e assertivo.

3. Controle de qualidade mais efetivo

Devido à clareza na tomada de decisão e à correta estruturação dos fluxos de trabalho, a gestão de qualidade fica mais efetiva e ganha também agilidade. 

O ciclo PDCA auxilia na definição de padrões de sucesso e favorece a comunicação entre os departamentos. Assim, diminui-se consideravelmente o risco de falhas operacionais e de retrabalho.

4. Redução de erros e prejuízos

Um dos maiores benefícios do ciclo PDCA é reduzir erros na gestão e blindar a empresa de prejuízos financeiros. No caso do controle de qualidade no setor de alimentos, a aplicação auxilia na prevenção de perdas e evita desperdício de tempo operacional.

Isso promove um controle orçamentário mais eficaz e permite que os colaboradores direcionem os seus esforços para outras demandas prioritárias na organização, sobretudo naquelas em que o fator humano é imprescindível, como o relacionamento com clientes e fornecedores.

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Como aplicar o ciclo PDCA

Ao longo do conteúdo, vimos que a implementação do ciclo PDCA otimiza tarefas gerenciais e estimula a produtividade dos colaboradores, para que eles possam aproveitar melhor o tempo em atuação. 

No entanto, antes de construir um PDCA de qualidade, os gestores precisam ter em mente que essa ferramenta ajuda a executar estratégias, mas não as define em sua origem. 

Portanto, é preciso fazer um estudo aprofundado das necessidades e particularidades do negócio para, só então, recorrer ao ciclo PDCA como um mecanismo inteligente de otimização de processos. 

A seguir, listamos o passo a passo de como aplicar o PDCA e conquistar um percurso de sucesso na organização.

1. Faça um bom planejamento das ações

O ponto-chave é responder às perguntas: qual problema preciso resolver com a aplicação do PDCA e quais os caminhos que podem ser traçados para isso? 

Nessa etapa, caso o gestor já tenha em mãos indicadores de processos prévios, cabe utilizá-los para definir metas que dialogam com o que essas métricas estão sinalizando. Em resumo, o líder precisa considerar os seguintes pontos:

• Levantamento de informações;
• Eventuais gargalos e problemas;
• Elaboração do fluxo de atividades;
• Definição dos itens de controle;
• Demarcação das metas e objetivos.

2. Delegue as tarefas para a equipe executar

Pode ser que, no momento da execução, o gestor perceba que certas tarefas são inviáveis. Caso isso ocorra, é necessário retomar à primeira etapa do ciclo PDCA para definir novos objetivos e percursos. Em linhas gerais, os pontos que devem ser considerados são:

• Definição de prioridades;
• Responsabilização das equipes;
• Treinamento dos colaboradores;
• Execução;
• Garantir a comunicação eficaz entre as equipes.

3. Verifique os resultados

Embora o uso dos indicadores de sucesso seja importante desde a primeira etapa do ciclo PDCA, é na fase de verificação que o acompanhamento dos resultados se torna mais criterioso. 

Afinal, as fases de execução das atividades já estão em andamento, o que leva à geração de novas métricas para que o líder possa avaliar como os colaboradores estão se saindo. Nesse sentido, considere os seguintes aspectos: 

• Monitoramento de cada tarefa do plano de ação;
• Análise do cumprimento do cronograma;
• Identificação dos possíveis gaps e pontos de melhoria;
• Avaliação das estratégias que deram certo;
• Replicação dos padrões de sucesso.

4. Aja para a melhoria contínua

A fase da ação no ciclo PDCA nada mais é do que o compilado de tudo o que já foi feito nas etapas anteriores. A ideia aqui é avaliar os resultados para (re)agir a tempo no caso de gargalos que possam sinalizar agravantes. 

Caso não tenham sido identificados gaps importantes, a tarefa do gestor é reunir as estratégias que foram bem-sucedidas e utilizá-las como base para fundamentar feedbacks e os próximos treinamentos do grupo.

É por isso que o método PDCA é cíclico, pois consiste em definir e validar estratégias conforme falhas são identificadas. Portanto, ao fim de cada ciclo de ações corretivas, um novo planejamento deve ser iniciado, visando assim o aprimoramento contínuo da gestão de qualidade.

Ciclo PDCA: exemplos 

O ciclo PDCA é uma ferramenta importante para indústrias de alimentos e bebidas, onde a segurança alimentar e a qualidade dos produtos são fundamentais. 

Uma fábrica de bebidas pode utilizar o PDCA para melhorar seus processos de produção, identificando e corrigindo possíveis falhas na higienização dos equipamentos, garantindo assim a qualidade e a segurança dos produtos. 

Da mesma forma, uma indústria de alimentos pode aplicar o PDCA para aprimorar suas práticas de controle de estoque, reduzindo desperdícios e garantindo a disponibilidade de matérias-primas essenciais para a produção. 

Em ambos os casos, o ciclo PDCA permite uma abordagem sistemática para identificar problemas, implementar melhorias e monitorar continuamente os resultados, promovendo assim a excelência operacional e a satisfação do cliente.

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